Outlook imzalar, belge şablonları ve düzenlemeler gibi unsurları PST dosyasında değil, Kayıt Defteri'nde veya Windows kullanıcı profili altındaki farklı dosyalarda yer alır. Bu imzaları korumak için, eski sürümden bu dosyaları yedekleyin veya dosyaları bulun. Bunun için eski sisteminizdeki "C:\Documents and Settings\[Kullanıcı Adı]\ Application Data\Microsoft\Signatures" klasörüne veya XP'de Windows Explorer yedeğine bakın. Vista veya Windows 7'de ilgili klasör "C:\User\[KullanıcıAdı]\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures" adıyla kayıtlı. İlgili tüm dosyaları kopyalayın. Farklı e-posta biçimlerine uyabilsin diye her imza için bir TXT, HTML ve RTF dosyası mevcut. Outlook'un kurulu olduğu yeni sisteme gidin. İşletim sistemine göre ilgili veri klasörüne bakın ve kayıtlı imza dosyalarını kopyalayın. Bir alt klasör yoksa siz oluşturun. Sonrasında bir ileti derlediğinizde imzaları yeniden göreceksiniz. Otomatik uygulama için yeni bir ileti açın. Menü çubuğunda "Araçlar / Seçenekler / İmzalar / İmza"ya tıklayın. Ardından çıkacak diyalog kutusunda imzaları tek tek seçip düzenleyebilirsiniz. Sağ üst alanda varsayılanı belirleyin. Süreci tüm posta hesaplarınız için yineleyin. Ayarları uygulamak için "Tamam"a tıklayın.
Not: Aynı işlemi uygulayarak eski Outlook sürümünüzdeki belge şablonlarınızı da koruyabilirsiniz. Gerekli dosyalar aynı dizin
yapısında, aynı konumda ama "Signatures" alt klasöründe değil, "Templates" alt klasöründe. Varolan tüm OFT dosyalarını kopyalayıp yeni sisteme yapıştırın.