Yahoo her gruba, sahip olduğu dosyaları saklayabilmesi için 20 MByte’lık bir alan atıyor. Böylece kullanıcıların dosyaları online paylaşması sağlanıyor ve gereksiz trafik oluşması engelleniyor. Düzeltmenin kontrolü altında olmak kaydı ile her kullanıcı bu sayfaya istediği gibi dosya yükleyebilir veya alt klasörler oluşturabilir. Grubun sunduğu en önemli fonksiyonlardan biri ise Poll, yani oylamadır. Bu sayede hazırlayacağınız sorular ile kullanıcıların belirli konulardaki düşüncelerini alabilir ve istatistikler tutabilirsiniz.
Grup yöneticileri, diğer kullanıcıların davranışlarından sorumludurlar ve kişilerin haklarını istedikleri gibi sınırlayabilirler. Group Settings penceresini kullanarak da grubu oluştururken yaptığınız tüm ayarları kontrol edebilir, memnun kalmadıklarınızı istediğiniz zaman değiştirebilirsiniz.
Grup penceresinin sağ üst tarafında bulunan Edit My Membership bağlantısına tıklayarak kişisel bilgilerinizi güncelleyebilir ve ayarlarınızı değiştirebilirsiniz. Buradan Yahoo profilinizi ve grup içerisinde kullanılacak e-posta adresinizi değiştirmek ya da yeni adresler eklemek elinizde.
İletiler için POP3 e-posta istemcisi ayarları
Şayet çok aktif bir gruba üyeyseniz ve erişim adresi olarak da POP3 sunucusu kullanan e-posta hesabınızı verdiyseniz gelen kutunuz bir hayli karışacak demektir. Ancak Outlook Express veya Outlook kullanıyorsanız, gelen iletilerin kurallar yardımıyla otomatik olarak ayıklandıktan sonra özel bir klasör içerisine taşınmasını sağlayabilirsiniz.
Outlook Express: İlk olarak söz konusu gruptan gelen iletilerin saklanacağı bir klasör oluşturun. Daha sonra Araçlar / İleti Kuralları / Posta komutunu çalıştırın. Bir kural oluşturmak için Yeni düğmesine tıklayın ve birinci adımda koşul olarak İletinin kimden satırı kişi adını içersin seçeneğini işaretleyin. İkinci adımda Belirtilen klasörüne taşı eylemini seçin ve son olarak üçüncü adımda da gönderen kişiyi (Grup ismi) ve iletinin taşınacağı klasörü seçin.
Outlook 2000/XP: İlk olarak Outlook Express’tekine benzer bir şekilde yeni bir klasör oluşturun ve daha sonra yeni bir kural yaratmak için Araçlar / Kural Sihirbazı komutunu çalıştırın. Ekrana gelen pencere üzerindeki Yeni düğmesine tıklayıp takip eden penceredeki listeden Birinden gelen yeni iletileri taşı türünü işaretleyin. Kural açıklaması kısmını kullanarak kimden gelen iletilerin nereye taşınacağını belirtin ve daha sonra İleri düğmesine tıklayın. Ekrana gelen direktişeri takip edin ve kural için bir isim oluşturduktan sonra Son düğmesine tıklayarak kuralı tamamlayın.
Aradığınız e-posta grubuna kolayca ulaşın
Yeni arkadaşlarla tanışmak, ilgilendiğiniz konuda ayrıntılı bilgi edinmek ve başkalarının tecrübelerinden faydalanmak için e-posta listelerine katılmak isteyebilirsiniz. Ancak binlerce e-posta listesinin varolduğu göz önüne alındığında, hedefe ulaşmanın ne kadar zor olduğu da ortaya çıkıyor. Bu nedenle eposta gruplarını tek tek tanıtmak yerine sadece başlangıç noktası olarak kullanabileceğiniz birkaç sayfadan bahsetmek istiyoruz.
Yahoo! Groups altındaki Turkey dizini içerisinde 1369, Turkish dizini içerisindeyse 1089 grup var ve bunların sayısı her geçen gün artmakta. Bu gruplar çeşitli kategorilere bölünmüş ve bir çoğu etkin bir şekilde kullanılıyor.
Türkçe içerikli en önemli başvuru kaynağı ise www.egruplar.com adresindeki eGRUPLAR sayfasıdır. Bu sayfanın en önemli özelliği ise henüz resmi bir Türkçe arayüze sahip olmayan Yahoo! Gorups ve moderatör kullanım pencereleri için sunduğu web tabanlı Türkçe arayüz. Ayrıca yurtdışı eğitim, öğretmenler, internette güvenlik, ÖSS forum, felsefe ve yemek tarişeri paylaşımları gibi bu siteye ait bir çok gruba kayıt olabilir veya ilgi duyduğunuz gruba daha önce gönderilmiş mesajları okuyabilirsiniz. Örneğin, grup tanıtımlarının yapıldığı e-posta listesine üye olabilir ve böylece çeşitli gruplar hakkındaki yorumları ve açıklamaları takip edebilirsiniz.
Türkiye’deki üniversitelere ve firmalara ait e-posta gruplarının listesine ve bu gruplar hakkında açıklamalara ise http://listweb.bilkent.edu.tr/ adresinden ulaşabilirsiniz.
Kadir Tuztaş
[email protected]
Buradaki grup ismi yerine dahil olmak istediğiniz grubun ismini, örneğin “chip_magazine” yazmalısınız. Kayıt işlemini tamamlamak için yapmanız gereken en son işlem ise size gelen onay mesajını geri göndermektir. Tartışma listesinde, görevi tüm mesajları gruba gönderilmeden önce incelemek ve uygun olmayanların üyelere gönderilmesini engellemek olan Moderator, yani düzeltmen bulunup bulunmayacağı önemli bir karardır. Aslında bu soruya verilecek cevap tamamen listeye ayırmayı planladığınız zamanla ilgilidir.
Yahoo Groups altında yeni bir grup
Grup oluşturmanın ilk aşamasında üç adımdan oluşan bir sihirbaz sizi karşılayacaktır. Bu sihirbazın ilk adımında grubunuzu oluşturmak istediğiniz kategoriyi seçmelisiniz. Bunun için istediğiniz kategori bağlantısına (biz buradaki örnekte Computers&Internet kategorisini kullanacağız) tıklayarak bir sonraki pencereye geçebilirsiniz. Birinci işlemin devamı niteliği taşıyan bu pencereden ise biraz önce seçilen kategoriye ait bir alt kısım seçmelisiniz. Sihirbazın ikinci adımında ise oluşturduğunuz bu grup için grup sayfasında ve arama sonuçlarında ekrana gelecek bir isim yazmalısınız. Daha sonra tek bir e-posta adresi üzerinden tüm üyelere mesaj göndermek için, grup ismi ile uyumlu bir eposta adresi girmelisiniz. Söz konusu eposta adresinin daha önceden hazırlanmış olmasına gerek yoktur. Yahoo buraya gireceğiniz e-posta hesabını otomatik olarak oluşturacaktır. Daha sonra yine aynı pencere üzerindeki Describe your group kutusuna, grup sayfanızın en üstünde ekrana gelecek olan kısa bir açıklama girin.
Üçüncü adımda, diğer grup üyelerinin sizinle haberleşebilmesi için kullandığınız Yahoo profilini seçmeli veya yeni bir profil oluşturmalısınız. Hazırladığınız grubu özelleştirmek için Customize düğmesine ve ardından ilgili sihirbazı çalıştırmak için de Get Started düğmesine tıklayın. Özelleştirme sihirbazının ilk adımında, hazırladığınız grubun tüm Yahoo grup üyeleri tarafından görünmesini sağlayabilir, üyelik sistemini ve kimlerin ileti gönderebileceğini belirleyebilirsiniz. Üyelik sisteminde isteyen her kullanıcının veya sadece sizin davet ettiğiniz kişilerin gruba katılmasına izin verebilirsiniz. Ayrıca sadece grup üyelerinin, herkesin veya grup sahibinin ileti göndermesine izin verebilirsiniz. Buradaki Only group owner seçeneği işaretlendiğinde sizden başkası mesaj gönderemez, yani diğer üyeler sadece okuyucu olarak katılabilirler. Şimdi, gönderilen iletileri sizin onaylamak isteyip istemediğinizi, cevap verilen iletilerin tüm gruba mı yoksa sadece sahibine mi gönderileceğini ve grubun web işlevlerini etkinleştirmek isteyip istemediğinizi belirleyebilirsiniz. Sihirbazın son adımında ise söz konusu web işlevlerini kimlerin kullanabileceğine karar verebilirsiniz.
Grubun web sayfası ve bilgi yönetimi
Grup oluşturulduktan sonra grup ana sayfası ekrana gelecektir. Buradan Yahoo Groups’un sunduğu tüm fonksiyonlara ulaşabilir, grup ayarlarını ve kullanıcı özelliklerinizin tümünü değiştirebilirsiniz.
Posta grupları etkili bir şekilde kullanıldığında öğrencilerden işverenlere kadar çok geniş bir yelpazeye dahil kullanıcıların isteklerini karşılayacak ve hatta hayatlarını kolaylaştıracaktır. Örneğin önceki seneye ait sınav soruları, ders notları grup adresine gönderilerek tüm üyelerin bu bilgilerden faydalanması sağlanabilir veya toplantı saatleri ve görevler tüm çalışanlara tek bir e-posta ile gönderilebilir. Bu nedenle bir e-posta listesine kayıt olmadan önce, her gün çok sayıda ileti almak zorunda kalabileceğinizi göz önünde bulundurmalısınız. Ancak bu noktada eposta listeleri ile tartışma gruplarının birbirinden ayrılması gerekiyor. Çünkü e-posta listelerinden farklı olarak tartışma gruplarında yer almak için kayıt zorunluluğu bulunmaz.
Dünyadaki en büyük portallardan biri olan Yahoo!, ücretsiz e-posta hizmetinin haricinde bir de ücretsiz posta grubu hizmeti sunuyor. Bir Yahoo ID ve bir eposta adresine sahip olan herkes istediği başlık altında ve istediği içeriğe sahip gruplar hazırlayabilir. Grup oluşturulması ve yönetilmesi esnasında Yahoo!’ nun kendi hazırladığı arayüz kullanıldığı için HTML veya özel başka bilgilere gerek yoktur. CHIP, bu yazı içerisinde tasarım aşamasından başlayarak grupların nasıl oluşturulacağı, kullanıcı/ grup yönetimi hakkında bilmeniz gerekenleri ve ilgilendiğiniz konudaki gruplara nasıl ulaşabileceğinizi gösteriyor.
Oluşturulmak istenen grubun tasarlanması
İlk olarak posta grubu oluşturmak istediğiniz konuya yönelik başka bir liste olup olmadığını kontrol etmelisiniz. Çünkü halihazırda binlerce e-posta listesi vardır ve aynı amaçla daha önceden kurulmuş bir listenin benzerini veya aynısı hazırlamak da pek anlamlı olmayacaktır. Bunun için ister Yahoo Group dizinini kontrol edebilir, ister hazırlamak istediğiniz konuyu bu dizin içerisinde aratabilirsiniz. Grup oluşturmak istediğiniz alanda karar kıldıktan sonra grubun amacına uygun olarak kısa ve açıklayıcı bir isim bulmalısınız. Artık Yahoo! altındaki Groups (www. yahoo.com/r/gp) hizmetini kullanarak çalışmaya başlayabilirsiniz. Ancak online olarak gerçekleşen bu işlem sırasında vakit kaybetmemek için bazı kararları önceden vermenizde fayda vardır. Grubu oluştururken göz önünde bulundurulması gereken diğer bir nokta ise grubun üyelerini belirlemektir. İsterseniz kendi adres defterinizdeki kişileri Yahoo! Groups’a aktarabilir veya isteyen her kullanıcının sizden davet beklemeden kayıt olmasına izin verebilirsiniz. Açık abonelik sistemindeki herhangi bir gruba dahil olmak için yapmanız gereken tek şey [email protected] biçimindeki bir adrese boş bir e-posta göndermektir.