Dünyanın önde gelen teknoloji şirketlerinden Xerox, dijital ofis ekipmanlarını verimli ve çevre sağlığına uygun şekilde kullanılması için bazı önemli hususlara dikkat çekiyor. Xerox; dijital baskı sistemleri alırken ve kullanırken, dikkat edilmesi gereken noktaları şöyle sıralıyor:
İş akışına uygunluk: Tercih edilecek dijital baskı sistemi, mevcut teknoloji altyapısına, iş ihtiyaçlarına ve basılmak istenen doküman türlerine uygun olmalıdır. Dijital baskı sistemi, endüstri standartlarını ve istenen baskı ebatlarını desteklemelidir. Firmanın sadece şimdiki ihtiyaçları değil, yakın gelecekte olabilecek ihtiyaçları düşünülerek tercih yapılmalıdır. Alınacak sistem, modüler bir yapıya sahip olmalı, firmanın artan ihtiyaçları karşısında, sistem atıl hale gelmeden küçük eklemelerle geliştirilebilmelidir.
Baskı sisteminin kullandığı sarf malzemeler: Son dönemde geliştirilen dijital ofis sistemleri, günümüzde sıklıkla kullanılan sıvı mürekkep yerine çevreye zararsız toksik atık içermeyen kuru mürekkep kullanmaktadır. Kuru mürekkep kullanan makinelerin yarattığı atıkların önemli bir bölümü ekstra bir masraf gerektirmeksizin normal geri dönüşüm süreçleri ile ekonomiye yeniden kazandırılabilir. Kuru mürekkep düşük ısıda eridiği için makinenin çok daha az elektrik enerjisi kullanmasını ve hızlı baskı yapmasını sağlar. Ayrıca kuru mürekkep, diğer mürekkep türlerine göre kağıda daha iyi aktarıldığından, baskı kalitesinde canlılık yaratarak görüntü kalitesini arttırır.
Dijital baskı sisteminin düzgün çalışabilmesi için zorunlu ekstra üniteler: Bazı dijital baskı sistemlerinin düzgün bir biçimde çalışabilmesi için soğutucu, havalandırma ve temizleme bölümleri gibi bazı ekstra donanım, sağlık ve güvenlik tedbirlerine ihtiyaç duyulur. Bu ise zaten geniş bir yer isteyen baskı sisteminin kapladığı alanın önceden tahmin edilemeyecek biçimde genişlemesine ve tahmin edilmeyen ekstra yatırım maliyetlerine neden olur. Dijital baskı sistemi alırken, bu tarz ekstra bölümlere ihtiyaç duyulup duyulmadığının öğrenilmesi gerekir.
Satış sonrası servis hizmetleri: Dijital baskı sistemlerinden istenen verimin alınabilmesi için, tercih edilen firmanın servis hizmetlerinin yaygınlığının, kalitesinin ve kapsamının sorgulanması gerekir. Servis hizmetinin düzgün alınamaması, yapılan işin ortaya çıkabilecek problem durumlarında kesintiye uğramasına neden olabilir.
Dijital baskı sisteminin kurulacağı yer: Baskı işlemi esnasında kullanılan akışkan organik kimyasallar ve muhtemel mürekkep sızıntısı riski nedeni ile sıvı mürekkep teknolojili bazı dijital baskı sistemleri istenilen her yere kurulamaz. Bu tarz makinelerin aksine kuru mürekkep kullanan dijital baskı sistemleri ise arzu edilen çoğu yere kurulabilir ve atıkları büyük oranda temizlenebilir.
Gürültü, ısı ve diğer yan etkiler: Dijital baskı sisteminin çalışırken insan sağlığına verebileceği rahatsızlık ve zararları en aza indirmek için çıkardığı gürültü seviyesi, ısı miktarı ve diğer yan etkiler ile ilgili bilgi alınmalıdır. Bu tarz yan etkiler gerek çevre gerekse çalışanlar üzerinde önceden tahmin edilemeyen ciddi sorunlara yol açabilir.