Şirketinizin hizmet ve ürünlerini tanıtmak ya da yaptığınız bir araştırmanın sonucunu uzmanlarla paylaşmak istiyorsanız, sunum hazırlamayı çok iyi bilmeniz gerekiyor. Öyleyse gelin, bu bölümde PowerPoint programını nasıl kullanacağımızı öğrenelim.
Microsoft'un Office paketi içerisinde yer alan ve özellikle sunum hazırlamak için tasarlanmış olan PowerPoint'ten daha önce kısaca bahsetmiştik. Bu programı kullanarak "slayt" adı verilen sayfalara metinler, grafikler, video dosyaları ve ses efektleri yerleştirebilir; böylece multimedya öğeleri ile desteklenmiş mükemmel bir sunum ha zırlayabilirsiniz.
PowerPoint, menüleri ve kullanım şekli ile Word'den ya da Excel'den çok farklı değildir. Yani bu iki programı kullanmayı öğren-diyseniz, PowerPoint ile çalışırken çok fazla zorluk çekmeyeceksiniz.
Bu bölümde, eksiksiz bir sunuma giden küçük adımlara yer vereceğiz.
Sunum Hazırlamak Hiç de Zor Değil
1- Başlat düğmesine basın ve "Tüm Programlar" menüsünden "PowerPoint" satırına tıklayın. Böylece PowerPoint programını çalıştırmış olacaksınız.
2- Program açıldığında, ekrana boş bir sunum sayfası, yani slayt gelecektir. Ayrıca pencerenin sağında seçeneklerle dolu bir bölüm yer almaktadır. "Yeni Sunu" başlığı altındaki "Otomatik İçerik Sihirbazı'ndan" seçeneğine tıklayın.
3- "Otomatik İçerik Sihirbazı'ndan" seçeneğine tıkladığınızda, sunumunuzu ekranda beliren sihirbazın yardımıyla adım adım hazırlayabilirsiniz. Sihirbaz, önceden tanımlanmış çok sayıda şablon arasından seçim yapmanızı ve hazırlanan sunum üzerinde dilediğiniz değişikliği gerçekleştirmenizi sağlar. Ayrıca PowerPoint programı, sunumu hangi ortamda kullanacağınızı da dikkate alacak ve farklı durumlar için değişik çözümler önerecektir.
4- Dilerseniz, sihirbaza başvurmak yerine hazır şablonlardan da yardım alabilirsiniz. Sağ bölümde bulunan "Yeni" başlığı altındaki "Tasarım Şablonu'ndan" satırına tıklayın. Böylece karşınıza farklı tasarım örneklerinin gelmelerini sağlamış olacaksınız. Bu şablonların önceden belirlenmiş görsel öğeleri hazırdır; ancak yine de kendi resimlerinizi de sunuma rahatlıkla ekleyebilirsiniz.
5- Ne sihirbazı, ne de önceden hazırlanmış şablonları kullanmak istemiyorsanız, yapmanız gereken sadece "Yeni" başlığı altındaki "Boş Sunu" satırına tıklamaktır. Burada farklı ihtiyaçlara göre tasarlanan metin ve içerik düzenlerinden birisini seçin ve üzerine tıklayın. Böylece, seçiminizde belirttiğiniz bölümlere ayrılmış olan boş bir sunum sayfası (yani boş bir slayt) ile karşı karşıya kalacaksınız.
6- Artık tüm sunum sayfaları, ekranda gördüğünüz düzene göre hazırlanacaktır. Sizin yapmanız gerekense, uygun alanlara kendi metinlerinizi girmektir. Metin girmek için boş bir metin alanına tıklayın ve yazmak istediklerinizi klavyenin yardımıyla yazın.
Sunumu Düzenlemek
7- Program, sunumunuzun ihtiyacınıza göre farklı şekillerde görüntülenmesine olanak tanımaktadır. Bu seçenekler "Görünüm" menusu altında yer alırlar. Ayrıca pencerenin sol alt kısmında, slaytların görüntülenmesi ile ilgili seçenekler de bulunmaktadır. "Slayt Sıralayıcısı Görünümü" seçilirse, tüm slayt sayfaları bir arada ekrana yansır. "Slayt Gösterisinde ise, sayfalar otomatik olarak arka arkaya ekrana gelmeye başlarlar.
Sayfanın en altındaki "Not eklemek için tıklayın" yazılı kutucuk, sunum esnasında görüntülenmeyecek olan notlar için ayrılmıştır. Bu notlar, örneğin sunumu hazırlayan kişinin konuyla ilgili kendi notları olabilir. Eğer sunum yaparken hatırlamanız gereken bazı detaylar varsa, bu detayları küçük birer not şeklinde bahsettiğimiz alana yazabilirsiniz.
8- Görsel olarak başarılı bir sunum hazırlayabilmek amacıyla, programın sunduğu farklı düzenlerden yardım alabilirsiniz. Düzen alternatiflerine göz atmak istiyorsanız, "Biçim" menüsünden "Slayt Düzeni" satırına tıklamanız yeterli olacaktır. Böylece sağ bölümde tüm düzenleri görebileceksiniz.
9- Sunum sayfalarının arka planında kullanacağınız renkleri belirlemek için "Tasarım / Renk Düzenleri" yolunu takip etmelisiniz. PowerPoint penceresinin sağ bölümünde, kullanılabilecek farklı renk temaları listelenir.
Sunuma Resim, Tablo, Film ve Ses Eklemek
10- PowerPoint programı, sunumlarınıza sadece metin değil, aynı zamanda resim ve grafik eklemenize de izin verir. Bu işlemi yapmanın en kolay ve hızlı yolu, programın içerisinde yer alan "Küçük Resimleri kullanmaktır. Sunumunuza resim eklemek için, önce slayt sayfası üzerinde uygun bir alana tıklayın. Hemen ardından "Ekle" menusunu açın ve "Resim / Küçük Resim" yolunu takip edin. Sağ bölümde küçük bir arama penceresi açılacaktır. Bu pencereyi kullanarak arama yapabilir veya sağ altta göreceğiniz "Clip Organizer"ın yardımıyla kategorilere ayrılmış resimler arasından dilediğinizi seçebilirsiniz.
Resimler üzerinde değişiklik yapmak gibi bir amacınız varsa, bu durumda "Görünüm / Araç Çubukları / Resim" yolunu izlemelisiniz. Ekrana gelen yeni araç çubuğu ile resim üzerinde belli başlı değişiklikler yapmanız mümkün olacaktır. Kontrast, parlaklık, resmi kesmek gibi işlemler, bu araç çubuğu sayesinde gerçekleştirilebilir. Yazılar üzerinde yapılacak değişiklikler ise, "Biçim" menüsünde yer alan "Yazı Tipini Değiştir" seçeneği ile mümkün olur.
"Ekle" menüsü sadece küçük resimler için değil; metin kutusu, tablo, film ve ses gibi ek unsurlar için de kullanılabilir. Farklı bir öğeyi sunum sayfasına eklemek isterseniz, "Ekle" menüsünden ilgili satıra tıklamalısınız. Örneğin bir resim dosyasını sayfa üzerine eklemek için "Ekle / Resim / Dosyadan" yolunu takip etmeniz gerekiyor.
11- Sunumuzun ilk sayfasını tamamladığınızda, yeni bir sayfa ilave etmek için "Ekle / Yeni Slayt" seçeneğine tıklamanız yeterli olacaktır. Böylece ilk sayfanın hemen ardında yeni bir boş sayfa oluşturulur ve program, sizden gelecek yeni komutları beklemeye başlar.
Slayt üzerindeki alanlara resim veya metin eklemek için, sayfa üzerinde göreceğiniz alanların içerisine tıklamanız da yeterli olacaktır.
PowerPoint'te yazı tipini, boyutunu veya rengini değiştirmek son derece kolaydır. Word'den tanıdığınız araçları kullanarak metinler üzerinde dilediğiniz değişikliği yapabilirsiniz. Eğer yazdığınız metin sınırlanmış metin kutusuna sığmayacak kadar uzunsa, kutunun boyutları otomatik olarak değişir ve yazdıklarınıza uygun hale gelir.
Sunumu Görüntülemek
SUNUMU GÖRÜNTÜLEMEK
Sunumunuzu hazırlamaya başlamadan önce, sayfaları nasıl görüntüleyeceğinizi belirlemiş olmalısınız. Çünkü bu karar, sunumun tüm ayarlarını etkileyecek kadar önemli bir faktördür. Peki ama sunumları görüntülemek İçin hangi yöntemlere başvurabiliriz? İşte bu sorunun cevabı...
KAĞIT ÜZERİNDE SUNUM
Eğer hazırladığınız sunum sayfalarını siyah-beyaz bir yazıcının yardımıyla kağıda basacaksanız, açık ve koyu renkli alanlara dikkat etmenizde büyük yarar var. Eğer bu detaya gerekli Önemi vermezseniz, sayfa üzerindeki alanlar da birbirlerine karışabilirler. Kağıt üzerinde sunum yapılacaksa, en İyi yöntem renkli bir yazıcı kullanmaktır.
TEPEGÖZ İLE SUNUM
Sunumu yapacağınız toplantı salonunda bir tepegöz kullanacaksanız, sayfaları asetatların üzerine basmanız gerekecektir. Böyle bir durumda siyah-beyaz baskılar İçin yaptığımız uyarıları mutlaka dikkate almalı ve renk kullanımına özen göstermelisiniz.
PROJEKSİYON CİHAZI İLE SUNUM
Eğer İmkanınız varsa, en etkileyici sunum yöntemi projeksiyon cihazı kullanmaktır. Kaliteli bir projeksiyon cihazının yardımıyla sunumunu duvara yansıtılabilir ve katılımcıların gözünde profesyonel bir etki yaratabilirsiniz. Tabii sunumu görüntülemek İçin kullanılan duvarın temiz ve beyaz olması gerektiğini de unutmayın. Mecbur kalırsanız, duvar yerine uygun bir perdeyi tercih edebilirsiniz.
BİLGİSAYAR EKRANINDAN SUNUM
Sunumunuzu görüntülemek İçin bir dizüstü bilgisayar kullanacaksanız İşiniz oldukça kolay. Bilgisayarı açıp hazırlamış olduğunuz sunumun üzerine çift tıklamanız yeterli olacaktır. Sunumu slayt gösterisi şeklinde ekrana yansıtmak İçin, PowerPoint penceresinin sol alt kısmında bulunan "Slayt Gösterisi" simgesine tıklayın, ilerseniz sayfaların sırayla ve otomatik arak ekrana gelmesini sağlayabilirsiniz. Ancak İki slayt arasındaki geçişi manuel olarak kontrol edebileceğinizi de aklınızdan çıkartmayın.
İpucu: Üst ve Altbilgi
İPUCU: ÜST VE ALTBİLGİ
Slaytlarınıza tarih, saat ve sayfa numarası gibi ek bilgiler girmek istediğinizde, yine "Ekle" menusunu kullanmalısınız. Menü İçerisinde yer alan "Slayt Numarası" seçeneği, "Üstbilgi ve Altbilgi" isimli yeni bir pencere açmanızı sağlar. Bu pencerenin yardımıyla ek bilgilerin tüm slaytlarda ya da sadece belirtilen slaytta görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. "Tarih ve Saat" seçeneği İse, sunum sayfalarına günün tarihini ve saati eklemekle görevlidir.