Çok miktarda veri içeren tablolarla baş etmek kolay değildir. Excel, içerisinde kolaylıkla kaybolabileceğini iz bu karmaşayı düzene sokmak için her türlü imkanı sunuyor.
Tablolardaki veriler her zaman düzenli olmayabilirler. Eğer bu verileri belli bir sıraya göre düzenlemek zorunda kalırsanız, çok büyük bir zaman kaybı yaşamanız da kaçınılmaz olacaktır. Örneğin bir kitap listesi pek çok maddeden oluşabilir. Bu listeyi en iyi şekilde kontrol edebilmek ise, ancak kitapları alfabetik sıraya göre dizmekle mümkün. Şimdi gelin, sıralama işlemini nasıl yapacağımızı öğrenelim.
1- Düzensiz tablo: Bu resimde gördüğünüz tablo, yüzlerce veriyi içeren bir örnektir. Fakat bu listede aradığınız kitabı bulmanız neredeyse imkansızdır; çünkü kitaplar belli bir sıraya göre yazılmamıştır. Öyleyse listemizi alfabetik sıraya göre düzenlememiz gerekiyor.
2- Tabloyu seçmek: Önce tablonuzu seçin; hemen ardından "Veri" menüsünde yer alan "Sırala" seçeneğine tıklayın.
3- Sıralama penceresi: Sırlamanın ne şekilde yapılacağını belirteceğiniz yeni bir pencere açılacaktır. Üst bölümde tablonun başlıkları görüntülenir. Sıralamanın hangi başlığa göre yapılacağına karar verin ve seçiminizi yapın. Biz, listemizi "Kitabın İsmi"ne göre sıralamak istiyoruz.
Sıralamayı Düzenleme
4- Sıralama kriterleri: Eğer dilerseniz, sıralamayı diğer başlıklara göre yapma şansına sahip olduğunuzu da unutmayın. Bunun için karşınıza çıkan diğer seçeneklerden birini seçmeniz yeterli olacaktır. Örneğin listeyi, "Okunma Sayısı'na göre sıralayarak en popüler kitapları görebilirsiniz. "Artan" ve "Azalan" seçenekleri ise, sıralamanın küçükten büyüğe doğru mu, yoksa büyükten küçüğe doğru mu yapılacağını belirtmek için kullanılırlar.
5- Sonra: Dilerseniz sıralamanızı daha da özel bir hale getirebilirsiniz. Örneğin ilk sıralama kriteri olarak okunma sayısını seçtiğinizi düşünün. Ancak aynı sayıda okunmuş olan kitapların da alfabetik olarak sıralanmalarını istiyorsunuz. Bu durumda "Sıralama Ölçütü" bölümünden "Okunma Sayısı"m, "Sonra" bölümünden ise "Kitabın İsmi"ni seçmelisiniz. "Sonra" bölümünde seçeceğiniz başlık, sıralama sırasında dikkate alınacak ikinici kriteri temsil eder. Seçiminizi yaptıktan sonra "Tamam" düğmesine basın ve tablonuzun sıralanmasını bekleyin.
6- Hızlı sıralama: Bu ayarlar ile uğraşacak vaktiniz olmadığında, tabloyu daha hızlı bir şekilde düzenlemeniz de mümkün. Bunun için sıralamanın yapılacağı kolon içerisindeki herhangi bir hücreye tıklayın ve araç çubuğu üzerinde yer alan "Artan Sıralama" veya "Azalan Sıralama" düğmelerinden birisine tıklayın.
İpucu: Doğru Seçimi Yapabilmek İçin
İPUCU: DOĞRU SEÇİMİ YAPABİLMEK İÇİN
Bir tablonun tümünü düzenlemek istediğinizde, bu tabloyu oluşturan tüm hücreleri seçmenize gerek yoktur. Tablonun içerisinde yer alan bir hücreye tıklamanız yeterlidir. Ancak eğer tablonun sadece belli bir bölümünü seçtiyseniz, yaptığınız değişiklikler de sadece seçili bölüm için uygulanacaktır. Bu yüzden tablonuzun tümü üzerinde değişik yapmak gibi bir amacınız varsa, herhangi bir bölümünün seçili olmadığından emin olmanız gerekli.
İpucu: Geri Almak
İPUCU: GERİ ALMAK
Eğer tablonuz belirttiğiniz şekilde sıralandıktan sonra sonuçtan memnun kalmazsanız, "Düzen" menüsünden "Geri Al" seçeneğine baş vurabilirsiniz. Bu seçenek, yaptığınız işlemi iptal eder ve tablonuzu bir önceki durumuna geri döndürür. Aynı işlemi, araç çubuğu üzerinde yer alan ve sola yatık ok simgesi ile işaretlenen düğmeyi kullanarak da gerçekleştirebilirsiniz.