Eğer yazdığınız metin çok uzunsa ve bazı bölümlere açıklama ya da hatırlatma notu eklemek isterseniz, Word XP'nin sunduğu özel araçlardan yardım alabilirsiniz. Üstelik bu iş, hiç de sandığınız kadar zor değil.
Uzun bir metin üzerinde günlerce çalıştığınızı düşünün. Zaman içerisinde, mutlaka bazı bölümleri değiştirme ya da düzeltme ihtiyacı duyacaksınız. Bu gibi durumlarda, nereyi değiştirdiğinizi ya da nereyi değiştireceğinizi hatırlamanız oldukça zor olabilir. Word, bu tip bir sorunla karşılaşmamanız için, metin içerisine küçük notlar eklemenize izin veriyor. Metnin herhangi bir noktasına ekleyeceğiniz küçük not, hatırlamanız gerekenleri daha sonra size hatırlatacaktır. İşte yazı içerisine açıklama eklemek için yapmanız gerekenler...
1- Küçük notların gerçek anlamda işe yarayabilmeleri için, öncelikle çok uzun bir belgeyi açın. Belgenizin uzunluğunu öğrenmek isterseniz, mene çubuğundaki "Araçlar" menusunu açabilir ve "Sözcük Sayımı" satırına tıklayabilirsiniz. Ekranda küçük bir kutunun açıldığını göreceksiniz. Bu kutu, metninizin kaç sayfadan, kaç kelimeden, kaç karakterden ya da kaç paragraftan oluştuğunu özetlemektedir.
2- Not ekleme konusuna geri dönelim... Yapmanız gereken ilk işlem, işaretçiyi not eklemek istediğiniz kelimenin sonuna getirmek olmalı.
Metinlere Açıklama Eklemek
3- Mene çubuğundan "Ekle" menusunu açın ve bu mene altında göreceğiniz "Açıklama" satırına tıklayın.
4- İşaretçiyi yerleştirdiğiniz yerden başlayan ve sayfanın kenarında göreceğiniz küçük kutuda sona eren renkli bir çizgi belirecektir. İşte, bu çizginin bittiği noktada yer alan küçük kutunun içerisine tıklayarak istediğiniz açıklamayı girebilirsiniz. Açıklama; bir hatırlatma notu, daha sonra yapılacak değişikliklerin kısa bir listesi veya belgeye giriş yapan ve metnin düzenlemesine katkıda bulunan farklı bir kullanıcı için kısa bir mesaj olabilir.
5- Söz konusu açıklamayı yazdınız ve işinizi bitirdiniz... Belge üzerinde çalışmaya devam etmek için metnin herhangi bir yerine tıklamak yeterlidir. Bu durumda açıklama kutusunu metne bağlayan renkli çizgi de kesik kesik görünecektir. Yani açıklama kutusu, kullanıcıları rahatsız etmeyecek bir formata gelmiş olur.
6- Bir açıklamayı iptal etmek için, öncelikle açıklama kutusunun üzerine farenin sağ tuşuyla tıklayın. Açılan menüde göreceğiniz "Açıklama Sil" satırını seçerseniz, küçük açıklama kutusu da ortadan kalkar.
7- Önceden oluşturulmuş bir açıklama kutusu hakkında bilgi edinmek isterseniz, işaretçiyi o kutunun üzerine getirmeli ve kısa bir süre beklemelisiniz. Kutunun hemen üstünde, açıklamanın ne zaman ve kim tarafından yazıldığını belirten küçük bir not ortaya çıkacaktır.