Ofis bilgisayarlarının olmazsa olmazları!

Windows'un çok yönlü bir ofis aracı olarak hazırlanmadığını hepimiz biliyoruz. Wordpad veya Notepad gibi bazı ofis araçları yeterli işleve sahip değil ve PDF göstericilerde veya tablo araçlarında ise birçok yönden eksikler mevcut. Bu makalemizde tamamı ücretsiz yazılımlarla kişisel bilgisayarınızı ofis bilgisayarına dönüştürmenin yollarını anlatacağız.

Kısa bir yazı mı yazmak istiyorsunuz? WordPad bu yazı için sizin için yeterli olmayabilir. E-postalarınızı okumak ve başkalarına göndermek mi istiyorsunuz? Standart olarak sadece XP ve Vista'da bir e-posta istemcisi bulunuyor. Windows 7 kullanıcılarının bu konuda ne yazık ki şansı yok. PDF dosyaları okumak, tablolar ve sunumlar oluşturmak veya diagramlar çizmek mi istiyorsunuz? Bu noktada tüm Windows kullanıcıları acı gerçeklerle baş başa kalmak zorunda: Çünkü bu tür programlar Windows'ta standart olarak bulunmuyor.

Bu makalemizde sizlere bilgisayarınızı gerçek bir ofis canavarına dönüştürmenin yollarını anlatacağız. Verdiğimiz download linklerinden ilgili programları indirebilir, kelime işlemcileri, sayı editörleri, PDF oluşturucular, kişi defterleri, randevu ve sunum araçları gibi birçok uygulamayla sisteminizi baştan aşağı donatabilirsiniz.

OpenOffice ve Thunderbird: Azılı rakipler

Word, Excel, PowerPoint ve Outlook programlarının Microsoft Office bileşenleri olduğunu her bilgisayar kullanıcısı gayet iyi bilir. Aynı zamanda Microsoft'un bu ofis uygulamalarının ne kadar pahalı olduğunu da. Fakat neredeyse aynı işlevleri görebilen alternatifler de var, hem de tamamen ücretsiz.

OpenOffice
Bu ücretsiz ofis paketini neredeyse duymayan kalmadı ve profesyonel kullanıcılar arasında da her geçen gün popülaritesini arttırıyor. Çünkü OpenOffice ücretsiz olmasına rağmen Microsoft Office'in gerisinde kalmaya pek niyetli değil. Bu nedenle DOC, XLS, PPT gibi bilinen dosya formatlarını destekliyor ve hatta yüzde yüz kusursuz olmasa bile Microsoft Office'in kendine has formattaki dosyalarını da açabiliyor. OpenOffice'in diğer bir güçlü yanı ise dökümanları doğrudan PDF olarak kaydedebilme özelliğine sahip olması.

Uygulamanın kalbi denebilecek üç program mevcut. Bunlar Writer (Kelime işlemci), Calc (Hesap tablosu) ve Impress (Sunum yazılımı). Writer kelime işlemcisi basit yazılar, dilekçeler ve mektuplar yazmaya uygun olmakla birlikte tez ve kitap yazımı gibi konularda da gayet başarılı. Özellik bakımından temalar, yazım denetimi, eşanlamlılar sözlüğü, gömülü imajlar ve çok sütunlu doküman tasarımı gibi standart özellikleri bulunuyor. Excel'in karşılığı olan Calc ise bizce zamanın ötesinde bir yazılım, çünkü çok fonksiyonlu veri işlemeye, veritabanları oluşturmaya ve grafiksel tasvirlerini hazırlamaya da imkan sunuyor. Impress ise sunumlar hazırlıyor ve PowerPoint ile aynı özelliklere sahip. Programı kullandığınızda aslında aralarında hiçbir fark olmadığını görebilirsiniz.

Pakette bu saydıklarımıza ek olarak bir vektör çizim programı olan Draw, veritabanı uygulaması Base ve matematiksel formüller oluşturmaya yarayan Math editörü de bulunmakta. OpenOffice, mümkün olan her özelliği sunmasından dolayı sadece ev kullanıcıları için değil, profesyonel kullanıcılar için de bir ücretsiz alternatif olmayı başarıyor.

Download: OpenOffice

Thunderbird
Microsoft Office ve OpenOffice arasındaki karşılaştırmada eksik program bir Kişisel Bilgi Yöneticisi (PIM) olan Outlook idi. Outlook'a alternatif olarak Mozilla'nın e-posta istemcisi Thunderbird'ü ücretsiz kullanabilirsiniz. Thunderbird, e-posta konusunda çoklu e-posta hesabı yönetimi (POP ve IMAP), imza, spam filtreleme, adres defteri ve daha bir çok özellik ile birlikte geliyor. Outlook'un sahip olduğu fonksiyonellik bakımından ise Thunderbird'ü iyi bir takvim ve görev planlayıcısına dönüştüren Lightning eklentisini tavsiye ediyoruz. Bu nedenle OpenOffice ve Thunderbird, standart versiyonu bile yaklaşık 400 dolar olan Microsof Office'e karşı mükemmel bir alternatiftir.

İpucu: Thunderbird ve OpenOffice'in USB belleklere yüklenebilen taşınabilir sürümleri de bulunmakta. Bu sayede tüm ofisinizi her zaman cebinizde taşıyabilirsiniz.

Download: Thunderbird, Lightning

Microsoft Office ve OpenOffice için eklentiler

Microsoft Office ve OpenOffice kullanıcılara birçok işlev sunuyor, fakat eksikleri de var. Bunun yanında ofis paketlerini eklentilerle daha kapsamlı hale getirmek de mümkün . Makalemizin bu kısmında sizlere her iki ofis paketi için ayrı ayrı hazırlanmış en popüler dört eklentiden bahsedeceğiz.

Microsoft Office eklentileri
Office 2007'nin piyasaya sürülmesiyle birlikte geliştiriciler DOCX veya XLSX dosya uzantılarıyla tanıdığımız ve Open XML olarak adlandırılan yeni formatlar getirdiler. Fakat bu formatlar eski Office sürümlerinde çalışmıyor. Bu eksiklik Microsoft Office Uyumluluk Paketi ile giderilebiliyor. Bu paket ile birlikte Office 2000, XP ve 2003 sürümleri bu yeni dosya formatlarını okuyup yazmanıza imkan veriyor. Ayrıca Sun ODF Plugin eklentisini kullanarak bu uyumluluğu daha kapsamlı hale getirebilirsiniz. Bu eklenti ise OpenOffice dosyalarını Word, Excel ve PowerPoint üzerinden düzenlemenizi sağlıyor.

Şayet Microsoft Office'te dökümanlarınızı PDF veya XPS formatında kaydetmek istiyorsanız bu işlevi yerine getiren Microsoft PDF Veya XPS Olarak Kaydet eklentisini kullanabilirsiniz. Bu eklentiyle dosyalarınızı PDF veya XPS olarak kaydedebilirken, e-posta olarak da gönderebilirsiniz. E-postalardan bahsetmişken, Outlook'ta daha hızlı e-posta veya veri aramaları yapmak için Lookout adlı eklentiyi kullanmanızı tavsiye ediyoruz. Eklenti, posta istemcilerine entegre olurken, Outlook'ta bulunan tüm öğeler için bir dizin oluşturuyor. Bu sayede arama işlemlerini çok daha bir kısa sürede gerçekleştiriyor.

İpucu: Microsoft Office sürümleri ile ilgili daha birçok eklenti ve özelliğe bu adresten ulaşabilirsiniz.

Download: Microsoft Office Uyumluluk Paketi, Sun ODF Plugin, Microsoft PDF Veya XPS Olarak Kaydet, Lookout

OpenOffice eklentileri
OpenOffice, dosyaların PDF formatında kaydedilebilirliği konusunda uzun zamandır Microsoft'tan önde gidiyordu. Sun PDF Import eklentisi ile de kapsamını genişletmiş oldu. Genellikle Adobe Acrobat gibi pahalı programlarla bu işi yapabiliyorken, bu eklentiyi kullanarak PDF dosyalarınızı Writer uygulaması üzerinden açabiliyor, düzenleyebiliyor ve kaydedebiliyorsunuz. Writer's Tools ise Writer kelime işlemcisi için bir eklenti koleksiyonu. Örneğin program üzerinden doğrudan Google çeviri hizmetini kullanabiliyor ve farklı dildeki kelimeleri anında kendi dilinize çevirebiliyorsunuz. Ayrıca sadece birkaç tıklamayla Wikipedia üzerinden araştırma yapabiliyor veya dosyalarınızı yedekleyip, bu yedekleri e-posta olarak gönderebiliyorsunuz.

E-posta olarak göndermek istemiyorsanız OpenOffice.org2GoogleDocs eklentisi ile upload etme imkanınız da var. Bu eklentiyle çevrimiçi hesabınızı kullanarak GoogleDocs veya Zoho'da bulunan dosyalarınızı senkronize edebilirsiniz. Google ve Zoho, dünyanın neresinde olursanız olun dökümanlarınızı tarayıcı üzerinden çevrimiçi düzenleyebilmenize imkân sağlayan servislerdir. Böylece birden fazla kullanıcıyla beraber tek bir dosya üzerinde çalışabilirsiniz. Kaydettiğiniz OpenOffice dosyalarınızı bu eklentiyi kullanarak WebDAV sunucuları üzerinden içe ve dışa aktarmak en kullanışlı yöntemdir. Bir diğer eklentimiz ise e-posta ekleriyle ilgili. Sık sık e-posta aracılığıyla gönderdiğiniz veya web alanına yüklediğiniz sunumlarınız küçük boyutlarda olmalıdır, aksi takdirde yüklemeniz uzun zaman alabilir veya bir süre sonra e-posta kutunuza sığmayabilir. Presentation Minimizer ile Impress sunumlarınızı sıkıştırarak minimum boyuta düşürebilirsiniz. Eklenti, sunum içeriğindeki yazı ve resimleri sıkıştırıyor ve dosyadaki gereksiz nesneleri kaldırıyor. Özellikle multimedya açısından zengin sunumlarınızın boyutlarını küçülterek daha kullanışlı hale getirebilirsiniz.

İpucu: OpenOffice'te kullanabileceğiniz ücretsiz eklenti paketleri için bu sayfayı ziyaret edebilirsiniz.

Download: Sun PDF Import, Writer's Tools, OpenOffice.org2GoogleDocs, Presentation Minimizer

Dökümanlara profesyonel bakış: En iyi şablonlar

Microsoft Office ve OpenOffice için hazırlanmış şablonlar işlerinizi daha da kolaylaştıracaktır. Üzerinde dilbilgisi konusunda uyarılar ile birlikte kağıdın katlanabilir yerlerini gösteren bir çeşit dilekçe formu veya takvim şablonu gibi. Dilerseniz sizin için seçtiğimiz şablonlara bir göz atın.

Microsoft Office şablonları
2010 yılına henüz girdik ve diyelim ki yeni bir takvime ihtiyacınız var. Excel 2010 Takvim şablonunu kullanarak hem bu yıl, hem de gelecek yıllar için planlar hazırlayabilir, kendinize isteğinize göre uyarlayabilirsiniz. Örneğin normal tatiller veya okul tatilleri için farklı renkler belirleyebiliyor veya yazı tipini değiştirebiliyorsunuz. Sunumları için en iyi görünümü arayan PowerPoint kullanıcıları ise Micrsoft'un PowerPoint şablonlarına bir göz atmalılar. İlgili bağlantıdan dizaynı sabit kalan fakat içeriğini değiştirebileceğiniz birçok hazır şablona ulaşabilirsiniz.

Word için ise Uyarılar ve Hatırlatıcılar şablonunu öneriyoruz. Bu şablon paketi ise içinde her çeşit (işverenler, ofisler, bankalar, sigortacılar için) uyarı ve hatırlatma formları barındırıyor. Eğer düzgün bir şekilde yazılmış mektupları nasıl oluşturacağınızı bilmiyorsanız Word ile Özel Mektuplar şablonunu denemelisiniz. Bu şablon aracılığı ile mektubun katlama yerlerini dahi işaretleyebilir, C6 zarflarına uygun mükemmel uyan mektuplar yaratabilirsiniz.

Download: Excel 2010 Takvim şablonları, PowerPoint Şablonları, Uyarılar ve Hatırlatıcılar, Word ile Özel Mektuplar

OpenOffice şablonları
Bu ücretsiz ofis sürümü için de birçok şablon bulunmakta. Başvurular, etiketler, resmi yazışma örnekleri, formlar, tebrik kartları, anı kitapları, reklamlar, iş mektupları, davetler ve daha birçok form örneğine Resmi Şablon Paketi, Profesyonel Şablon Paketi I ve II ve OpenOffice Örnekleri adlı paketleri kullanarak ulaşabilirsiniz. Paketlerde neredeyse her amaca uygun form çeşitleri bulunuyor. Bunlara ek olarak Wikimedia Paketi ile OpenOffice dökümanlarınızda özgürce kullanabileceğiniz imajlara sahip olabilirsiniz. Paket içerisinde sunumlarınızda kullanabileceğiniz Wikimedia resimleri mevcut.

İpucu: OpenOffice'in resmi sitesinden birçok kullanışlı şablona ulaşabilirsiniz.

Download: Resmi Şablon Paketi, Profesyonel Şablon Paketi I, Profesyonel Şablon Paketi II, OpenOffice Örnekleri, Wikimedia Paketi

PDF dökümanlar: Okuyun & Oluşturun

PDF, uzun zamandır en önemli dosya formatlarından biri olmasına rağmen Windows üzerinden bu tür dosyalarınıza hükmedebilmek pek mümkün değil. Belgeler, kullanım klavuzları ve formlar internet üzerinden çoğunlukla bu dosya formatında yayınlanıyor. Vereceğimiz ipuçları ile Windows'unuzu Taşınabilir Belge Formatı (Portable Document Format) ile %100 uyumlu hale getirebilirsiniz.

Adobe Reader
Adobe Reader, PDF formatının yaratıcıları tarafından oluşturulmuş ve bu tip dökümanları okuma konusunda varsayılan programdır. Geçmişte çok güçsüz ve kullanışsız bir araç olmakla beraber programın açılışı oldukça yavaştı ve büyük miktarda belleğe ihtiyaç duyuyordu. Bu eksiklikler güncel Adobe Reader 9 sürümünde giderildi. Fakat tüm PDF standartları ile uyumlu olması ve dökümanları daima düzgün şekilde açmasına rağmen, alternatifleri Sumatra PDF ve Foxit Reader kadar küçük boyutlu ve pratik bir araç sayılamaz. Adobe Reader'ın şu anki versiyonu Acrobat.com online desteği, PDF içine gömülü Flash animasyonları okuma özelliği ve hazır CAD grafikleri gibi muhteşem tasarım şablonlarıyla birlikte geliyor. Ayrıca dökümanlarınızı dijital imza ile koruyabiliyor ve Internet Explorer, Firefox gibi tarayıcılar üzerinden açabiliyorsunuz.

İpucu: Birçok masaüstü ve notebook bilgisayarlarda Adobe Reader kurulu halde geliyor. Eski sürümlerde birçok güvenlik açığı bulunmasından dolayı bilgisayarınızda Reader'in son sürümünü kullandığınıp kullanmadığınızı kontrol etmeli ve gerektiğinde güncellemeleri kurmalısınız. Program üzerinden "Yardım/Güncellemeleri kontrol et" seçeneği ile bu işlemi gerçekleştirebilirsiniz.

Download: Adobe Reader

PDFCreator
PDF dökümanlarının en büyük avantajı her bilgisayarda ve platformda daima aynı içeriği göstermesidir. Dökümanlarınızı internet üzerinden yayınlamak veya paylaşmak istediğinizde bu avantajdan faydalanabilirsiniz. Bunu yapmak için ise neredeyse her programa PDF olarak dışa aktarma özelliği ekleyen PDFCreator programını tavsiye ediyoruz. Program kendini sisteme ek bir yazıcı olarak ekliyor ve bu sayede yazdırma özelliği olan her program ile kullanabiliyorsunuz. Böylece bir dökümanı normal bir yazıcıda yazdırıyormuş gibi PDF formatında kaydedebiliyorsunuz. Programı kurduktan sonra yazdırma seçeneklerinde yazıcı olarak PDFCreator'ı seçip ve yazdır seçeneğini tıklamanız yeterli. Ayrıca PDF standartları, şifreleme, yazar bilgileri ve doküman kalitesi gibi seçeneklere de buradan ulaşabilirsiniz. Bunların dışında PDFCreator ile PNG, JPG, TIFF, BMP, PCX, PS ve EPS formatındaki dosyaları tek bir PDF içinde toplayıp, imza ile birlikte e-posta aracılığıyla gönderebilirsiniz. PDFCreator kendini doğrudan içerik menüsüne de ekliyor, bu sayede dökümanları açmaya gerek kalmadan da PDF formatına dönüştürebiliyorsunuz.

İpucu: PDF dosyalarınızı mümkün olduğunca geniş bir kitlenin sorunsuz bir şekilde kullanımına sunabilmek için "Acrobat 5" uyumluluğunu seçmelisiniz. Bu şekilde kullanıcılar eski sürüm yazılımlarla da dosyalarınızı okuyabilir. Bu işlem için PDFCreator penceresindeyken "Ayarlar" sekmesinde girin ve "Format/PDF" seçeneğini tıklayın. Karşınıza gelen "Uyumluluk" menüsünden seçiminizi yapabilirsiniz.

Download: PDFCreator

Karmaşayı sevmeyenlere kaliteli düzenleme araçları

Düzenli bir çalışma ortamında herşey A'dan Z'ye sıralı, yerli yerinde ve düzgün olmalıdır. Bu şekilde neyin nerede olduğunu çabucak bilirsiniz. Fakat bu düzenlilik sadece adres defterlerini değil, aynı zamanda zihin haritalama programları yardımıyla fikirleri kategorilendirmeyi de kapsar.

MD Adressbuch
MD Adressbuch, her bilgisayarda bulunması gereken güçlü bir adres defteridir. Eskiden adres defterleri kağıt üzerindeyken şimdi ise dijital formatta ve MD Adressbuch bu işi dijital ortamda pratik arayüzü sayesinde kolaylıkla yapmanızı sağlıyor. Tabiki yapabildikleri bununla sınırlı değil: Mektupların otomatik olarak girilmesi için OpenOffice Writer ve Microsoft Word programlarına bir arayüz sağlayabiliyor. Adresleri hem Outlook'a aktarabiliyor hem de CSV, HTML, XML ve PDF formatlarında kaydedebiliyor. Bu sayede belirtilen formatları destekleyen uygulamalarla da kayıtlar üzerinde çalışabiliyorsunuz. Ayrıca adresleri internet üzerinden aramanıza, gruplara ayırmanıza ve birkaç tıklamayla yedeklerini almanıza imkan tanıyor.

İpucu: MD Adressbuch'u USB bellek üzerine yükleyerek adreslerinizi her zaman yanınızda taşımanız da mümkün. Yapmanız gereken program kurulum seçeneklerinden mobil kurulumu seçmek ve USB belleğinizin konumunu belirtmek. Bu sayede program USB belleğinizde kendi adında bir dosya oluşturacak ve USB üzerinden adressbuch.exe'yi kullanarak programa erişebileceksiniz.

Download: MD Addressbuch

XMind
Fikirlerini sınıflandırmak isteyenler veya yeni fikirler arayanlar mutlaka zihin haritalama tekniklerinden yararlanırlar. Bu yöntem şuna benzer: Bir ana konu hakkında fikirler alt bölümlere ayrılır, alt bölümler de kendi içlerinde yeni maddelere ayrılırlar. Bu şekilde bir beyin fırtınası gerçekleştirilir. Açık kaynaklı bir yazılım olan XMind sayesinde bu haritaları bilgisayarınızda çabucak ve kolaylıkla oluşturabilirsiniz. Sadece yazıları değil, fotoğraf ve linkleri de madde olarak girmenize imkan tanıyor. Programda bir clipart galerisi de mevcut ve ayrıca fishbone diyagramları da oluşturabiliyorsunuz. Yaptığınız beyin fırtınalarının sonuçlarını hem HTML hem de JPG, PNG, BMP gibi bilinen resim formatlarında kaydedebiliyorsunuz. XMAP, grafik oluşturma konusunda biraz sınırlı fakat kullanımı oldukça kolay. Ayrıca programın kullanabilmek için üreticinin sitesinden ücretsiz olarak kayıt olmanız gerekiyor.

İpucu: En meşhur zihin haritalama araçları olan MindManager ve FreeMind ile ilişkili dosyaları da XMap ile açabiliyorsunuz. Yapmanız gereken ise programın menüsünden Dosya/İçe Aktar seçeneğini ve ardından içe aktarmak istediğiniz dosyayı seçmek.

Download: XMind

Onlarsız asla: Not defterleri ve sözlükler

Eskiden sözlükler ve not defterleri her ofiste bulunan standart araçlardandı. Bu durum yaşadığımız dijital çağda da pek değişmedi. Fakat bir tek farkla: Artık ofis masasının üzerinde değil, Windows masaüstündeler.

Notepad++
Windows'un ilk versiyonundan beri not defteri uygulaması bulunuyor. Fakat bu uygulama gelişen Windows sisteminden pek nasibini almadı ve işlev konusunda fazlasıyla zayıf. Çok uzun yazılarla başa çıkmak da doğal olarak çok güç. Fakat Notepad++ uygulaması ile bu durumu değiştirmek elinizde. Bu editörü kullanarak birçok dosya formatını açabilirsiniz. HTML, Java, C++ gibi programlama dillerinin sözdizimlerini tanıyor ve kodları otomatik olarak ekleyebiliyor. Kelime aramaları ve değiştirme seçenekleri oldukça başarılı olmakla birlikte, program üzerinde açılmamış dosyalarda da kelime araması yapabilme özelliğine sahip.

İpucu: Çok uzun yazılarla çalışanlar Notepad++'ı yazım denetleyicisi gibi birçok eklentiyle geliştirebilir. Tüm eklentilerin listesine ve indirme bağlantılarına Sourgeforce.net adresinden ulaşabilirsiniz.

Download: Notepad++

LingoPad
LingoPad, internete bağlanma zorunluluğu olmadan kullanabileceğiniz ücretsiz bir sözlük aracıdır. Standart bir kurulumda, örneğin Türkçe-Almanca çeviri konusunda 33.000 kelime ve 80.000 kalıp sunuyor. Dilediğiniz zaman İspanyolca, İngilizce, İtalyanca, Fransızca, Japonca, Çince veya Arapça gibi dilleri de sözlüğünüze ekliyor veya çıkarabiliyorsunuz. Yapmanız gereken araç çubuğunda soldaki butona tıklamak ve "Sözlükler" menüsüne girmek. Bu noktada karşınıza kullanılabilir sözlüklerin bir listesi çıkacak. İstediğiniz dilleri seçip yükle butonuna tıklayın. Ardından araç çubuğundaki sol butona tekrar tıklayarak yeni sözlüğünüzü aktifleştirin. LingoPad bunların dışında, seçilen kelimeyi Wikipedia veya diğer arama motorları üzerinden arama yapabilme özelliğine de sahip.

İpucu: Asteriks sembolleri kullanarak herhangi bir kelimeyi bitişinden veya başlangıcından aratabilirsiniz. Örneğin "*tion" şeklinde bir arama yaptığınızda karşınıza sonu tion ile biten kelimelerin listesi çıkıyor. Böylece asteriks sayesinde aramalarınızı daha pratik hale getirebiliyorsunuz.

Download: LingoPad