Office için ilk Yardım

6. E-postalar, Adres Defteri ve Kişiler Veritabanı
İçerisinde e-postalarınız ve adreslerin bulunduğu Outlook’un kişisel klasörü sabit disk üzerindeki en önemli veriler arasında yer alırlar. Bu nedenle dikkatli şekilde saklanmaları gereklidir.

İpucu: Microsoft otomatik ve düzenli olarak OUTLOOK.PST’nin yedeğini alan ücretsiz bir araç sunuyor. Outlook 2000 Personal Folders Backup adındaki bu aracı http://office.microsoft.com/downloads/2000/Pfbackup.aspx adresinden ücretsiz olarak yükleyebilirsiniz. Kurulumu sonrasında bu aracı kullanmak için Outlook altında Dosya/Backup komutunu
çalıştırmanız yeterli olacaktır. Alternatif olarak önemli dosyaları kendiniz manuel olarak da saklayabilirsiniz. Outlook tüm iletileri ve kişiler bilgilerini OUTLOOK.PST ismindeki dosya içerisinde beraber saklar. Bu nedenle söz konusu dosyayı özellikle yedeklemelisiniz. Bu dosyanın saklanma konumunu Outlook 97 altında Araçlar/Seçenekler/ Otomatik Arşiv üzerinden öğrenebilirsiniz.
Outlook 2000’de ise Araçlar/Seçenekler/Diğer/Otomatik Arşiv başlığı altındaki aynı isimli düğmeye tıklamalısınız. Açık olan Outlook’un dosyaya özel olarak erişmesi nedeniyle ilk olarak programı
kapatmalısınız. Ancak bundan sonra dosyayı kopyalayabilir veya CD’ye. yazabilirsiniz. Aynı klasör içerisinde OUTLOOK.PST haricinde ARCHIVE.PST dosyası da bulunur. Outlook uzun süredir
açmadığı eski iletileri otomatik arşivleme esnasında bu dosya içerisine yedekler. Bu dosyanın da bir kopyasını almalısınız. Adreslerinizi ve iletilerinizi başka bir bilgisayarda tekrar oluşturmak için ilk olarak orada Outlook’u çalıştırmalısınız. Bunun sonucunda program ana konfigürasyonu içeren bir PST dosyası oluşturacaktır. Daha sonra Outlook’u kapatın ve kaydetmiş olduğunuz versiyonu
yeni oluşturulan OUTLOOK.PST üzerine yazın. Şayet ARCHIVE.PST dosyasını da yedeklediyseniz aynı klasör içerisine kopyalayın.

7. Kişisel Mektup Kağıtları ve ‹mzalar
İmzaların ve mektup kağıtlarının yeniden oluşturulması uğraş ister. Şablonlarınızı düzenli olarak yedekleyerek zamandan kazanın.

İpucu:
Outlook 97 imzaları”C:\WINDOWS\MICROSOFT OUTLOOK.RTF”, Outlook 2000 ise “C:\[Profil]\APPLICATION DATA\MICROSOFT\SIGNATURES” klasörü altında saklar. Hazırlanan
mektup kağıtları ise her iki versiyonda da “C:\PROGRAM FILES\COMMON FILES\MICROSOFT SHARED\STATIONERY” klasöründe saklanırlar

4. Otomatik Düzelt için değişiklikler
Otomatik Düzelt fonksiyonu sık karşılaşılan yazım hatalarını düzeltir. Bu kelime listesini ister geliştirebilir ister rahatsız edenleri çıkartabilirsiniz. Bu değişiklikleri de kaydetmelisiniz.

İpucu:Kullanıcı sözlüklerinde olduğu gibi otomatik düzeltme listeleri de tüm Office programları arasında kısımlara ayrılmıştır. Tüm otomatik düzelt öğeleri ACL uzantılı dosyalar içerisinde saklanırlar. Office 97, bir Office programı ilk defa çalıştırıldığında standart liste “MSO97. ACL”’yi “[Kullanıcıİsmi].ACL” adındaki yeni bir dosya içerisine Windows klasörüne kopyalar. Office 2000 ise kendi standart listesi “MSO.ACL”’yi “MSO1031. ACL” dosya içerisinde “C:\[Profil]\APPLICATION DATA\MICROSOFT\OFFICE” klasörüne kopyalar. Otomatik düzelt iletişim penceresinde ayrıca Otomatik Metin fonksiyonu da bulunur. Bu fonksiyon ise [Enter] tuşuna basarak metin içerisine ekleyebileceğiniz sık kullanılan ifadeleri tanır. Bu ifadelerin listesinde aynı şekilde değişkendir. Otomatik metin düzeltmelerinin listesi ise NORMAL.DOT global şablonu içerisine saklanır.

5. Kullanıcı tanımlı Otomatik Biçim Ayarları
Word’ün Otomatik Biçim fonksiyonu ile tablo ve listelerin oluşturulmasında yardımcı olur ve isteğe bağlı olarak sık kullanılan biçimlendirme işlemlerini yerine getirir. Otomatik biçimlendirme ayarları Registry içerisinde saklanırlar.

İpucu:Office tüm kullanıcı tanımlı ayarları Kayıt Düzenleyicisi içerisinde saklar. Word’ün Otomatik Biçim fonksiyonu ayarları Office 97 tarafından “HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word” registry anahtarı altında saklanır. Tüm Office programları tarafından kullanılan ayarlar ise “\8.0\Common” alt anahtarında saklanırlar. Office 2000 ise söz konusu ayarları “\9.0\Word” ve “\9.0\Common” alt anahtarlarında saklar. Söz konusu ayarları yedeklemek için Windows’un Başlat düğmesine tıklayın ve Aç komutunu çalıştırdıktan sonra ekrana gelen pencere üzerindeki Aç kutusuna “Regedit” yazın. Son olarak Kayıt Düzenleyicisi’ni çalıştırmak için Tamam düğmesine tıklayın. Yukarıda belirtilen anahtarları Kayıt
Düzenleyicisi penceresinde seçin ve daha sonra Kayıt/Kayıt Dosyası Ver komutunu çalıştırın. Bunun sonucunda ekrana gelen pencere üzerinden ayarların kaydedileceği konumu ve dosya ismini girin. Oluşturulan yedek dosyası REG dosya uzantısına sahip olacaktır. Eğer ayarları ileride yeniden oluşturmak isterseniz her bir REG dosyasına iki kere tıklamanız yeterli olacaktır. Bu sayede dosya içerisindeki girdiler otomatik olarak Kayıt Düzenleyicisi’ne eklenirler.

Bir gün şu durumla karşı karşıya kalabilirsiniz: Sabit disk hasar görmüş ve Windows artık açılamıyor. Verilerinizi düzenli olarak yedeklediğiniz için şanslısınız ancak peki Office ayarlarınız
için de durum aynı mı? Saatler süren ince çalışmalarla Office’i kendinize göre ayarladınız: Outlook’un kişiler bilgileri, yazışmalar için Word şablonları, imzalar, otomatik düzelt girdileri, kişisel sözlükler ve daha bir çoğu. Şimdi, işletim sisteminin yeniden kurulması sonrasında Office’in ayarlanması yine saatler sürecektir. Bu Office konfigürasyonundan sakınmak için ayarları düzenli olarak yedeklemelisiniz. Ancak Microsoft kullanıcılarını zora koşmuş ve Office için önemli dosyaları iyi bir şekilde dağıtarak farklı klasörler içine saklamış. CHIP Office ayarları için ilk yardım paketini nasıl oluşturacağınızı gösteriyor. Buna sadece veri kayıplarını önlemek için ihtiyacınız olmayacak: Eğer ev ve işyerinizdeki bilgisayarınızda aynı çalışma ortamına sahip olmak isterseniz veya firma içerisinde tek bir Office kurulumu oluşturmak isterseniz, bu sayede zaman kazanabilirsiniz. DİKKAT! Office paketi tüm bilgisayarlarda aynı klasöre kurulmuş olmak zorunda. Ve böyle devam ediyor: Önemli dosyaları bir Zip diskete kopyalayın veya bir CD üzerine yazın. Veriler burada daha güvenli saklanacak ve alıştığınız çalışma ortamına hızlı bir şekilde ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Önemli dosyaları nerede bulabileceğinizi önümüzdeki sayfalardaki ipuçlarında görebilirsiniz.Windows 2000 kullanıcıları ise yol ifadelerindeki “Profil” yerine “C:\Documents and Settings\[Kullanıcı
İsmi]\MICROSOFT” yolunu kullanabilirler. Diğer Windows versiyonlarında ise “C:\WINDOWS\” yeterli olacaktır.

1. NORMAL.DOT: Biçimler, Ayarlar, Makrolar
NORMAL.DOT dosyası Word’ün en önemli konfigürasyon dosyasıdır. Global makrolar,üst ve alt bilgi satırları,sa yfa kenarları,şablonlar ,otomat ik metin,menüler, ar aç çubukları ve tuş kombinasyonları gibi önemli bilgiler burada tutulur. Yeni dokümanlar bu şablon yardımıyla biçimlendirilirler.

İpucu:Office 97, NORMAL.DOT dosyasını “C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\TEMPLATES”, Office 2000 ise “C:\[Profil]\APPLICATION DATA\MICROSOFT\ TEMPLATES” altında saklar.
Şayet bu dosya yukarıdaki konumlardan birinde değilse Windows’un arama fonksiyonunu kullanarak dosyayı ortaya çıkartabilirsiniz. Bunun için Windows Başlat düğmesine tıklayın ve “Bul/ Dosyalar
veya Klasörler” komutunu çalıştırın. Eğer yabancı bir NORMAL.DOT dosyasını kendi bilgisayarınızda kullanmak isterseniz, ilk olarak bunun ismini değiştirin ve daha sonra Word’ün açılış klasörüne
kopyalayın. Metin düzenleme programı bu durumda söz konusu belge şablonunu açılışta otomatik olarak çalıştıracaktır. Office 97 altındaki saklama konumunu Araçlar/Seçenekler menüsündeki Dosya Konumları kartında ve Office 2000 altında ise Konum kartı üzerinde bulabilirsiniz. DİKKAT! Eğer ikinci şablon dosyanız NORMAL.DOT’daki gibi aynı isimlerde makrolar bulunduruyorsa Word
NORMAL.DOT altındaki makroları kullanacaktır.

2. Ayrıca oluşturulan şablonlar
Şablonlar,mektupların,faks iletilerinin ve bunun gibi belgelerin aynı şekilde görüntülenmesi pratik bir yardımcıdır. Bu şekilde oluşturulan özel şablonlar belirli bir çalışmanın rünüdür. Aynı şekilde bunları da yedeklemeyi unutmayın

İpucu:Varolan şablonları DOT dosya uzantısından tanıyabilirsiniz. Bu türde kendi oluşturduğuz şablonları da Word Templates standart dizinine kaydeder. Ancak kaydetme anında manuel olarak
farklı saklama ortamı seçtiyseniz Windows’un arama fonksiyonu yardımıyla sistemdeki tüm şablonları ortaya çıkartabilirsiniz. Başlat/Bul komutunu çalıştırın ve sistemdeki DOT uzantılı dosyaları aratın. Bulduğunuz dosyaları yedekleme ortamınıza kaydedin.

3. Kişisel kullanıcı sözlükleri oluşturmak
MS-Office’in sözlüğü bir çok terimi tanıyamaz. Kendi istediğiniz kelimelerle donattığınız kullanıcı sözlüklerini de aynı şekilde yedeklemelisiniz.

İpucu:Office uygulamaları yazım denetimine ilk başvurulduğunda kullanıcı sözlükleri oluştururlar. Office 97 bu sözlükleri “ “C:\PROGRAM FILES\MICROSOFT OFFICE\OFFICE” dizini içerisine
CUSTOM.DIC dosyası altında kaydeder. Buna karşılık Office 2000 ise “C:\[Profil]\ APPLICATION DATA\MICROSOFT\ PROOF” altında kaydediyor. Araçlar/Seçenekler/Yazım Denetimi ve Dilbilgisi/Sözlükler üzerinden Office’in ek sözlükler olarak kaydedeceği yeni sözlükler oluşturabilirsiniz. Tüm sözlük dosyaları DIC uzantısına sahiplerdir. DIC dosyalarının saklanma konumu kullanıcılar tarafından değiştirilebilir. Tüm sözlük dosyalarını bulmak için Başlat/Bul üzerinden çalıştırılan Windows arama fonksiyonunu tekrar çalıştırmalısınız. Son olarak bulunan tüm dosyaların yedeklerini alın.