E-posta bağımlılığı yaygınlaşıyor

Çalışanların e-posta için harcadığı zaman ise ürkütücü boyutlara ulaşmış durumda. Çalışanların yüzde 15’i iki çalışma gününü e-posta için harcarken, yarısından fazlası ise günde en az 2 saatini bu işe ayırıyor.

Symantec’in Dynamic Markets şirketine yaptırdığı e-posta kullanımıyla ilgili araştırma, çalışanların zamanlarının büyük bölümünü e-posta kontrolüyle geçirdiğini ortaya koydu. Araştırmaya katılan 1700 çalışandan beşte biri, sürekli e-postalarını kontrol ettiğini ve ulaşamadığı anda da panik yaşadığını ifade ederken, e-posta kullanımının bağımlılık yarattığını söyleyenlerin oranı ise yüzde 75 oldu.

Türkiye’nin de içinde yeraldığı EMEA Bölgesi(Avrupa, Orta Doğu ve Afrika) nde gerçekleştirilen araştırmada, e-posta hacminin son bir yıl içinde yüzde 47 arttığı da belirlendi. Bu oran 500 veya daha fazla kişi çalıştıran büyük şirketlerde yüzde 200’e çıkıyor.

Çalışanların yüzde 15’i e-posta için 2 çalışma gününü ayırıyor

Araştırmaya katılanların yüzde 52’si gelen e-posta’larını okuma, cevaplama ve yazımı için günde iki saat ve üzerinde zaman harcıyor. Yüzde 15’i ise günde 4 saat bir diğer ifadeyle beş çalışma gününün ikisini sadece bu işe ayırıyor. Çalışanların yüzde 54’ü e-posta’larını sabah saat 9’dan önce kontrol ediyor. Bu grupta yeralanların bir bölümü bu işlemi sabah 6’da yapıyor. Çoğunluk e-posta kontrolünü saat 5 civarında sona erdirirken, araştırmaya katılanlardan bu işlemi gece yarısında yaptığını söyleyenler de var.

Araştırma, e-posta’nın çalışanlar tarafından temel bir iş aracı olarak görüldüğünü de ortaya çıkardı. Çalışanlar, e-posta’yı, toplantı detaylarını kontrol etmek (yüzde 74), kontak bilgilerini yönetmek (yüzde 62), belge bulmak (yüzde 74) ve görev delege etmek (yüzde 46) gibi aktivitelerin de dahil olduğu iş faaliyetleri için bir ana sistem olarak kullanıyor.

Ofis dışında mobil cihazlardan e-posta kontrolü yaygın

Araştırma, mobil cihazların da e-posta kontrolünde yaygın olarak kullanıldığını ortaya çıkardı. Katılımcıların yüzde 31’i e-posta’larına erişebilmek için mobil cihazları kullanıyor. Bu cihazları tercih edenlerin yüzde 34’ü sabah kalktıklarında ilk olarak e-posta’larını kontrol ediyor. Yüzde 30’u ise gece yatmadan önce bu kontrolü yapıyor. Katılımcıların yüzde 72’si e-postalarını ofis dışında kontrol ederken, bunların yüzde 40’ı kontrollerini tatilde veya hasta olduklarında gerçekleştiriyor. Mobil e–posta kullanıcılarının yüzde 65’i mobil cihazlarını ortaklarının veya yakın arkadaşları ve ailelerinin yanında işle ilgili olarak kullanıyor.

Katılımcıların yüzde 27’si e-postalarını iş saatlerinin dışında kontrol etmenin stresi artırdığını söylerken, yüzde 23 gibi önemli bir bölümü ise bunun stresi azalttığını ifade ediyor. Mobil e-posta kullanıcılarının yüzde 43’ü ofis dışından e-posta’ya erişimin kendilerini daha verimli kıldığını, yüzde 75’lik grup ise e-posta sistemi kullanımının kontrol altında tutulmasının işverenlerinin değil kendi sorumlulukları olduğuna inandıklarını belirtiyor.

Artık e-posta karekterleri de var!

Araştırma, bilgisayar kullanıcılarını e-posta kullanımlarına göre disiplin yanlısı olanlar, bağımlılar, fobisi olanlar ve bunalmış olanlar şeklinde 4 ana kategoriye ayırıyor.

• Disiplin Yanlısı Olanlar: Katılımcıların yüzde 49’u e-posta’yı nerede ve ne zaman kullanacakları konusunda kesin kuralları var. Bu gruba dahil olanlar e-posta kullanımını, iş saatleri ve işyerleriyle sınırlandırıyor.
• Bağımlılar: Katılımcıların yüzde 21’i dürtüsel olarak e-postalarını kontrol ediyor ve erişemedikleri anda da paniğe kapılıyor.
• Fobisi Olanlar: Katılımcıların yüzde 10’unun e-posta konusunda teknofobisi var. Bu grupta yeralanlar, en basit işlevleri kullanıyor ve sözlü haberleşmeyi tercih ediyor.
• Bunalmış Olanlar: E-posta bombardımanından bunaldıklarını belirten ve katılımcıların yüzde 6’sını oluşturan bu gruba dahil olanlar ise e-posta kutusunu açmaktan bile ürküyor. Bunun sonucunda da e-posta’ların çoğu okunmuyor.

E-posta’nın son yıllarda sadece bir haberleşme aracı olmaktan çıkarak, kritik bir iş aracına dönüştüğünü ifade eden Symantec EMEA Bölgesi Başkan Yardımcısı Lindsey Armstrong, teknolojinin çalışan nüfus üzerindeki hakimiyetini endişe verici bulduklarını söyledi. Armstrong, kuruluşların çalışanların tamamen bunalacakları zamanı beklemek yerine artan bilgi akışını yönetebilmelerine yardımcı olacak politikalar ve yol göstericilerin üretilmesi konusunda şimdiden düşünmeye başlamaları gereğinin de altını çizdi.

Çalışanlara öneriler

Araştırmanın sonunda çalışanlara e-posta’ları yönetme konusunda bazı tavsiyelere de yer verildi.

1. E-postanıza ne zaman ve nerede eriştiğinizi düşünün
2. Acil bir haberleşme beklemediğiniz sürece işlerinizi bitirebilmek için belirli sürelerde çevrimdışı olarak çalışmaya gayret edin. Başka bir e-posta haberleşmesinin içine çekilmek için kendinizi mecbur hissetmeyin.
3. Gelen posta kutunuzu yönetin. Bir e-posta’yı okuyup, gereğini yaptıktan sonra dosyalayın. Gelen posta kutunuzdaki e-postaların sayısını azaltmak için sadece sizin aksiyon almanızı gerektirenleri saklayın. Çünkü bu mesajlar daha sonra sizin “yapılması gerekenler” listenizi oluşturacak.
4. Elektronik haberleşmeye dayanan bir dünyada kaşılıklı konuşma çok daha değerlidir. Sadece karşılıklı konuşmanın mümkün veya uygun olmadığı zamanlarda e-posta’yı kullanın.
5. Sizin mesajınızı gerçekten kimlerin bilmesi gerektiğini düşünün ve ona göre kopyalayın. Bir e-posta’ya dahil edilmiş iseniz “hepsini cevapla” seçeneğinin gerçekten gerekli olup olmadığına karar verin.

Kurumlara öneriler

Symantec, mevcut e-posta salgını ile mücadele etmeye yardımcı olmak için kuruluşlara önerilerini ise şöyle sıraladı:

1. Yöneticilerin, bilgi depolamayı merkezi olarak kontrol edebilmesine ve düşük maliyetli katmanlı depolama çözümlerine imkan veren arşivleme çözümlerinin uygulanması.
2. Kullanıcılara gelen istenmeyen mesajların miktarını kontrol altında tutmaya yardımcı olacak spam filtereleri kullanılması. Bunlar özellikle uzaktan erişen çalışanlar için e-posta indirme süresini azaltması açısından son derece yararlı.
3. Çalışanlar e-postalarını nasıl etkin olarak yönetebilecekleri konusunda eğitilmeli. Böylece mesajlarını duruma göre ya dosyalarda saklayacaklar ya da silecekler.
4. Çalışanların BT bölümleri ile ortak çalışması sağlanmalı. Böylece tüm gerekli sistem yedeklemeleri zamanında ve doğru olarak yapılacaktır.
5. Çalışanlar e-posta göndermek yerine mümkünse meslektaşları ve müşterileri ile konuşmaya teşvik edilmeli.
6. Çalışanlar gereksiz olarak çok sayıda kişiye e-posta’ların kopyalarını nezaketen göndermeyi bırakması konusunda teşvik edilmeli.
7. Çalışanlar ‘bölgesel ofis’ bilgilerini içeren mesajların şirket içinde haberleşmeye açık olarak gönderilmesi gibi gereksiz e-posta gönderimini bırakması konusunda teşvik edilmeli.