Excel ile İlk Adımlar

Eğer bilgisayarın sadece bir yazı makinesi veya oyun canavarı olduğunu düşünüyorsanız çok yanılıyorsunuz. Office paketinin değişmez üyesi olan Excel programı ile her türlü karmaşık hesaplamanın üstesinden gelebilirsiniz.

Eğer bilgisayarınızda Office paketi yüklüyse, Excel'i çalıştırmak için "Başlat" düğmesinden yola çıkabilirsiniz. Daha sonra "Tüm Programlar / Microsoft Excel" yolunu takip edin ve programın açılmasını sağlayın.

PROGRAM PENCERESİ

Excel'i açtığınızda karşılaşacağınız ilk pencerenin, şu ana kadar kullandığınız diğer Windows programlarından oldukça farklı olduğunu göreceksiniz. Ancak Word menilerini ve araçlarını iyi tanıyorsanız, bu pencereye alışmanız da çok zor olmayacaktır.

Çünkü Microsoft, programları geliştirirken menülerin standartlaşmasına büyük önem vermiştir. Yani Word ve Excel'de kullanılan menü yapıları, aslında birbirlerine oldukça benzer. Kullanıcıların komutları bir kere öğrenmeleri, diğer tüm programları anlamalarını da sağlayacaktır. Excel dosyalarının işletimi de Word dosyalarından farklı değildir. Dosya oluşturmak, dosya kaydetmek veya dosya aramak için aynı komutları ve aynı diyalog pencerelerini kullanacaksınız.

Gelelim Word ve Excel arasındaki farklara... Öncelikle araç çubuklarında birçok farklı düğme bulunduğunu belirtmeliyiz. İki programın aynı kullanım amacına hizmet etmediği düşünüldüğünde, bu durumun çok da şaşırtıcı olmadığını anlayabilirsiniz. Ayrıca Word'de boş bir beyaz sayfa ile karşılaşırken, Excel'de hücrelere bölünmüş bir çalışma alanı bulunduğunu göreceksiniz.

Belge

BELGE

Excel programını açtığınızda karşılaşacağınız boş çalışma alanı, yatay ve dikey çizgilerin birbiriyle kesişmesi sonucunda ortaya çıkan dikdörtgen "hücrelerden oluşur. Dikey olarak bir araya gelen hücreler sütunların ortaya çıkmasını sağlar ve bu sütunlar da bir harf ile (A'dan Z'ye ) belirtilir. Yan yana dizilen hücreler ise satırları oluşturur ve satırları belirtmek için rakamlar kullanılır.

Eğer dilerseniz, hücre ve satır genişliklerini kendi ihtiyaçlarınıza göre değiştirebilirsiniz. Amiral Battı oyununu biliyorsanız, Excel'in size sunacağı çalışma alanına da kolayca adapte olmanız mümkün.

Hücre, veri girişi için kullanacağınız temel ünitedir. Her bir hücreye metin,rakam veya matematiksel formüller girme şansına sahipsiniz.

Excel ile yaratılan belgelere, genel olarak "çalışma dosyası" adı veriliyor. Bir çalışma dosyası sadece tek bir sayfadan oluşabileceği gibi; sayısız sayfanın bir araya gelmesi sonucunda da ortaya çıkabilir.

Çalışma Alanı

ÇALIŞMA ALANI

Excel'in kullanıcılarına sunduğu çalışma alanı, daha önce de bahsettiğimiz gibi dikey ve yatay çizgilerin oluşturduğu dikdörtgen hücrelerden meydana geliyor. Eğer pencereye dikkatli bakarsanız, sağ ve alt kenarlarda birer kaydırma çubuğu bulunduğunu göreceksiniz. Bu çubuklar, sayfanın bir yerinden başka bir yerine geçmenizi sağlarlar. Kaydırma çubuklarına en çok ihtiyaç duyacağınız programlardan birisinin de Excel olduğunu bilmenizde yarar var. Çünkü Excel sayfaları, Word sayfaları kadar rahat bir çalışma ortamı sunmazlar.

ETKİN HÜCRE

Excel, her seferinde sadece tek bir hücreyi etkin hale getirmenize izin verir. Yeni bir belge açıldığında, A1 hücresi etkin olarak belirecektir. Ancak üzerinde çalıştığınız bir belgeyi kaydetip daha sonra tekrar açmayı denerseniz, etkin hücrenin kapatmadan önce tıkladığınız son hücre olduğunu göreceksiniz. Hangi hücrenin seçili olduğunu (etkin olduğunu) anlamak için, kenar çizgilerine göz atmanız yeterli. Eğer bir hücrenin kenarları diğer hücrelerden daha kalın görünüyorsa, o hücre etkin demektir.

Hücrenin adını (yani koordinatlarını) görmek isterseniz, formül çubuğunun solunda yer alan küçük alana göz atmalısınız. Burada hangi hücrenin etkin olduğu belirtilmektedir. Eğer hücre içerisine herhangi bir giriş yaptıysanız, yazdıklarınız formül çubuğunda otomatik olarak görüntülenir.

Fare İşaretçisi ve Veri Girişi

FARE İŞARETÇİSİ

Eğer işaretçi etkin hücre üzerinde değilse, kenarları kalın çizgilerle çizilmiş beyaz bir artı şeklinde görüntülenir. Bu artıyı etkin hücre üzerine getirip farenin sol tuşuna çift tıkladığınızda, işaretçi de ince bir çizgi haline gelir. Etkin olmayan bir hücreyi etkin hale getirmek içinse, artı şeklindeki işaretçiyi istediğiniz hücre üzerine getirmeli ve sağ fare tuşuna bir kez tıklamalısınız.

VERİ GİRİŞİ

Daha önce de söylediğimiz gibi, her hücreye metin, rakam veya matematiksel formüller girebilirsiniz. Bir hücreye veri girişi yapmak için, öncelikle o hücreyi etkin hale getirmeniz, yani seçmeniz gerekli. Daha sonra seçili hücre üzerine çift tıklayın. İşaretçinin şeklinin değiştiğini göreceksiniz. Artık hücreye istediklerinizi yazmakta serbestsiniz.

Hücre içerisine yazdıklarınızı hem hücrede, hem de formül çubuğunda görme şansınız var. Siz girişi yaparken, formül çubuğunun solunda 2 küçük sembol belirir: kırmızı bir çarpı ve yeşil bir onay işareti. Kırmızı çarpının üzerine tıklarsanız yazdıklarınız silinir ve hücre içeriği bir önceki haline geri döner. Yeşil onay işaretine tıkladığınızda ise, giriş onaylanır ve yazılan metin hücreye kabul edilir.

Giriş Nasıl Tamamlanır?

GİRİŞ NASIL TAMAMLANIR?

Arzu ettiğiniz verileri hücreye girdikten sonra, girişi onaylamak için yeşil onay işaretinin üzerine tıklayabilir, "enter" tuşuna basabilir veya işaretçiyi başka bir hücre üzerine getirip farenin sol tuşuna basabilirsiniz. Bir hücreden diğerine geçmek için farklı yolları kullanabilirsiniz:

• Farenin sol tuşuna tıklayarak farklı bir hücreye geçebilirsiniz,
• "Enter" tuşuna basarak bir alttaki hücreye geçebilir veya "Shift+Enter" kombinasyonu ile bir üstteki hücreye geçebilirsiniz;
• "Tab" tuşuna basarak sağ yan hücreye geçebilir veya "Shift+Tab" kombinasyonu ile ise sol yan hücreye geçebilirsiniz;
• Ok tuşlarını kullanarak dilediğiniz hücreye geçiş yapabilirsiniz.

Giriş Nasıl İptal Edilir?

GİRİŞ NASIL İPTAL EDİLİR?

Eğer bir hücreye girdiğiniz verileri iptal etmek veya değiştirmek isterseniz, ya "ESC" tuşuna basın ya da formül çubuğunun sol yanında beliren kırmızı çarpı işaretine tıklayın. Böylece girilen veri yok olur; ancak hücre etkin kalmaya devam eder.

GENİŞ METİNLER

Eğer yazdığınız metin hücre boyundan daha uzunsa hemen umutsuzluğa kapılmayın ve yazmaya devam edin; yazdıklarınız asla kaybolmayacaktır. Girişi yaparken, hücre dışına taşan metnin yan taraftaki hücreye doğru devam ettiğini fark edeceksiniz. Giriş tamamlandıktan sonra, eğer yandaki hücre dolu ise metin bütünüyle hücrenin içerisine girer ve taşan bölümler görülmez. Eğer yandaki hücre boşsa, yazdıklarınızın tamamını görmeye devam edeceksiniz. Peki ama hücre içerisinde gizli kalan girişleri görebilir miyiz? Bunun gerçekleşmesi için farklı yöntemlerden yardım alma şansınız var:

• Sütun genişliğini, girişin uzunluğuna göre arttırabilirsiniz,
• Uzun girişleri birkaç satıra bölebilirsiniz,
• "Metni Kaydır" seçeneğinin yardımıyla girişin satırlara ayrılmasını sağlayabilirsiniz,
• Kullandığınız karakterleri veya harf boyutunu değiştirebilirsiniz.

Sütun Genişliği Nasıl Değiştirilir?

SÜTUN GENİŞLİĞİ NASIL DEĞİŞTİRİLİR?

Sütunların genişliğini değiştirmek oldukça basittir. İşaretçiyi, genişliğini değiştirmek istediğiniz sütun başlığının sağ kenarına getirin. İşaretçinin çift yönlü bir oka dönüştüğünü göreceksiniz. Farenin sol tuşuna basarak ve fareyi sağa-sola kaydırarak sütunu istenilen genişliğe getirin. İlgili olan sütunun sağında kalan diğer sütunlar otomatik olarak kayacaklardır. Sütunu istediğiniz genişliğe getirdiğinizde fare tuşunu bırakabilirsiniz. Siz sütun genişliğini ayarlarken, işaretçinin yanında küçük bir kutucuk belirir ve o anki genişliği görmenizi sağlar.

METNİ KAYDIRMAK

"Metni Kaydır" seçeneği, uzun metinlerin hücre içerisinde satırlara bölünmesini ve hücrelere sığdırılmasını sağlar. Önce uzun metnin bulunduğu hücreyi etkin hale getirin ve "Biçim" menüsünden "Hücreler" satırını seçin. Yeni bir pencerenin açıldığını göreceksiniz. "Hizalama" sekmesi altındaki "Metni Kaydır" satırının yanındaki onay kutusuna tıklayın. "Tamam" düğmesine bastığınızda, metin otomatik olarak sütunun genişliğine uyacak ve tamamen görülebilecek şekilde daha fazla satıra bölünecektir. Buna bağlı olarak, hücrenin yüksekliği de artabilir.

Girişleri Manuel Olarak Satırlara Bölmek

GİRİŞLERİ MANUEL OLARAK SATIRLARA BÖLMEK

Eğer dilerseniz, metinleri veri girişi sırasında kendiniz de satırlara bölebilirsiniz. İşaretçiyi metnin bölünmesini istediğiniz noktasına getirin ve "Alt + Enter" tuş kombinasyonunu kullanın. Böylece metin, dilediğiniz yerden ikiye ayrılmış olacak. Sadece "Enter" tuşuna basarsanız, metni satırlara bölemezsiniz. Çünkü bu tuş, Excel'de girişin onaylanması ve bir alttaki hücreye geçmeyi sağlar. Yani "Enter" tuşu ile, Word programında olduğu gibi alt satıra geçmek gibi bir şansınız yok.

METNİ HÜCRENİN BOYUTUNA UYDURMAK

Eğer hücre içerisindeki girişleri satırlara bölmek istemiyorsanız ya da hücrenin büyüklüğünü değiştirmek size çekici gelmiyorsa (estetik kaygılar nedeniyle hücre büyüklüğünü değiştirmek istemeyebilirsiniz), metnin yapısını değiştirmeyi deneyin. Bunun için yine üzerinde değişiklik yapacağınız hücreyi etkin hale getirmeli ve "Biçim" menüsünden "Hücreler" satırını seçmelisiniz. Daha sonra, açılan pencerede göreceğiniz "Hizalama" sekmesine tıklayın ve "Uyacak Şekilde Daralt" satırının yanındaki onay kutusunu işaretleyin. "Tamam" düğmesiyle yaptığınız işlemi onayladığınızda, hücre içerisindeki harf boyutunun hücreye sığdıracak şekilde küçüldüğünü göreceksiniz.

Bu seçenek bazı durumlarda çok işinize yarayabilir. Ancak hücre içerisindeki metin çok uzunsa, karakterler de okunamayacak kadar küçük hale gelecektir. Bu yüzden "Uyacak Şekilde Daralt" seçeneğini çok uzun girişler için kullanmamanızda büyük yarar var. Bu seçenek, daha çok kısa kelimelerle çalışırken yararlı olabilir.

İpucu: Excel ile Toplama İşlemi

İPUCU: EXCEL İLE TOPLAMA İŞLEMİ

Diyelim ki alt alta 5 hücreye 5 farklı rakam girdiniz, önce bu beş hücreyi seçin (en üstteki hücreye tıklayın ve fareyi, sol tuşu bırakmadan son hücreye kadar kaydırın). Daha sonra, araç çubuğunda göreceğiniz 2 düğmesine basın. Seçtiğiniz hücrelerin hemen altında, bu beş hücrede yer alan rakamların toplamı belirecektir.

İpucu: Excel ve Yazı Tipleri

İPUCU: EXCEL VE YAZI TİPLERİ

Excel'in araç çubuğunda, yazı tipini ve boyutunu değiştirmek İçin İhtiyaç duyacağınız her türlü seçeneği bulabilirsiniz. Word'de kullanılan tüm yazı tipleri, Excel*de de kullanılabilir. Ayrıca hücrelerin İçerisindeki metinleri kalın hale getirme, eğik hale getirme ya da altlarını çizme şansına da sahipsiniz. Bunlar İçin, yine araç çubuğunda yer alan "K", İ" ve "A" düğmelerinden yardım alabilirsiniz.

BİLGİ: BİR SAYFADAN DAHA ÇOK SAYFA

Bir Excel belgesi, çok sayıda çalışma sayfasından oluşabilir. Bu sayfalar arasında geçiş yapmak için pencerenin alt kısmında göreceğiniz sekmeleri kullanmalısınız. Boş bir Excel belgesi açtığınızda, pencerede 3 adet sekme bulunduğunu göreceksiniz. Bu sekmeler arasından dilediklerinizi silebilir ya da mevcut sayfalara yeni sayfalar ekleyebilirsiniz.