Elektronik Sekreterler

Günlük yaşantınız içerisinde işlerinizin birikmesiyle ilgili problemleriniz varsa; önemli günleri size önceden haber veren elektronik bir cihazın kullanımı hayatınızı oldukça kolaylaştırabilir. Bu cihazlar sayesinde randevularınızı, iş toplantılarınızı, proje bitiş tarihlerini veya yıldönümlerini unutmanız bir hayli zor.

Ofis faaliyetlerinde, hemen herşeyi düzene koyan sekreterlerin yeri asla doldurulamaz. Buna rağmen teknolojinin günümüzde geldiği nokta, sekreterlerin çeşitli görevlerini elektronik cihazların gerçekleştirmesine izin veriyor. Üstün becerileri ve pratik zekalarıyla yardımınıza koşacak bir sekreteriniz yoksa, siz de bu özelleşmiş elektronik cihazlardan yardım alabilirsiniz. Örneğin iş toplantılarını planlamak, bir şirket kontratını hazırlamak, bir elektronik posta mesajı yazmak gibi sayısız işlemi otomatikleştirebilir veya ofisten eve dönerken satın alınacaklar hakkında not tutmak gibi basit işlemleri bu elektronik yardımcılar sayesinde gerçekleştirebilirsiniz. Üstelik bu konuda önünüzde pek çok seçenek bulunuyor... Klasik bir PC, dizüstü bilgisayar, Tablet PC, avuçiçi bilgisayar ve hatta cep telefonları bile sizin kişisel asistanınız olmak için emrinize amade.

PİM: Kişisel Asistanınız

PİM: KİŞİSEL ASİSTANINIZ

Hangi alternatifi tercih ederseniz edin, bu tip yönetim sistemlerinin temelinde "Personal Information Manager (Kişisel Bilgi Düzenleyici)" ya da kısaca "PİM" kavramı yer almaktadır. PİM, en basit ifadeyle, günlük işlerinizi organize etmek için kullanılan bir yazılım türüdür. PİM kategorisine giren çok farklı yazılım bulunmaktadır ve bu yazılımlar genel olarak takvim, telefon rehberi, bloknot elektronik posta yöneticisi gibi araçları içermektedirler. Üstelik tüm bu uygulamalarda saklanan bilgiler, çoğu kez değişik cihazlar arasında (örneğin dizüstü bilgisayar ile avuçiçi bilgisayar) kolayca transfer edilebilmektedir.

Avantajlar

AVANTAJLAR

Kişisel asistanınız olmaya aday bu cihazların avantajları nelerdir? Günlük hayatta bu cihazlardan nasıl yararlanılabilir? Bu tip cihazların ve beraberinde gelen yazılımların en genel görevi, randevularınızı ve adres/telefon defterinizi düzenli bir biçimde depolamaktır. Üstelik tüm bu verileri sadece statik bir biçimde depolamakla da kalmazlar. Örneğin, Ahmet Bey ile bir sonraki gün saat dokuz için belirlenmiş bir telefon randevusu girilirse, takip eden gün saat dokuzda telefon edilmesini hatırlatan bir mesaj görüntülenecektir. Hatta Ahmet Bey'in telefon numarası kayıtlıysa, bu mesaj içerisinde aramanız gereken numara da yer alacaktır.

Kişisel kullanım dışında, eğer bir şirketin tüm birimlerinde PİM yazılımları kullanılırsa, ortaya daha da ilginç kullanım alanları çıkabilir. Örneğin şirketteki herkesin aynı programı kullandığını (örneğin Outlook) ve herkesin iş randevularını düzenli olarak hafızaya kaydettiğini varsayalım. Bu durumda siz şirketteki bir kişiyle randevulaşmak istediğinizde, sizin istediğiniz saatte o kişinin müsait olup olmadığını ve ne zaman müsait olabileceğini bu program içerisinden kolayca öğrenebilirsiniz.

Dijital asistanlar, önemli tarihleri unutanlar için de benzersiz yardımcılardır. Takvimde doğum günlerini, tatilleri ve yıldönümlerini not edebilir ve bu günler yaklaştığında size haber verilmesini sağlayabilirsiniz. Bu şekilde hatırlamanız gereken hiçbir şeyi unutmayacaksınız; üstelik bilgisayarınızdan uzak olsanız bile! Zira bu programların sunduğu gelişmiş senkronizasyon özellikleri sayesinde, tüm randevularınızı ve hatırlamanız gereken küçük notlarınızı saniyeler içerisinde PC'nizden ya da dizüstü bilgisayarınızdan kişisel asistanınıza aktarabilirsiniz. Bu durumda, eğer bilgisayarınızdan uzakta olsanız bile, yanınızdaki minik cihaz sayesinde planlanmış bir olay hakkında (toplantı, telefon görüşmesi veya yıldönümü) bilgi sahibi olmanız mümkün hale gelecektir.

Yazılım

YAZILIM

Microsoft Outlook ve Lotus Organizer en çok kullanılan PİM yazılımlarından iki tanesi olarak karşımıza çıkıyorlar. Bu programların her ikisi de hem yeni başlayanları hem de tecrübeli kullanıcıları memnun edecek çok sayıda özelliğe sahip olarak gelmektedir. Microsoft Office paketi içerisinde bulunan Outlook, Microsoft'un diğer programlarıyla (Word, Excel ve hatta Windows) entegre bir biçimde çalışabilir. Bu durum, Outlook'un en belirgin avantajlarından bir tanesini oluşturmaktadır.

PİM yazılımlarının büyük bir bölümü ücretli ve pahalı olsalar da, internet üzerinde daha düşük fiyatlı (shareware) veya tamamen ücretsiz (freeware) alternatifler bulmanız mümkün. Yine de ücretsiz programlardan ücretli programların verimini beklememeniz gerektiği konusunda ufak bir uyarı yapmakta yarar var.

Bu sektörde bulunan yazılımların sayısı, çeşitliliği ve platform desteği her geçen gün biraz daha artıyor. Başka bir deyişle masa-üstü sistemimizde kullandığımız programların büyük kısmı, artık avuçiçi bilgisayarlar için de geliştiriliyor. Kısacası bir elektronik asistana sahip olmayı düşünüyorsanız, sayısız program arasından seçim yapma şansına da sahipsiniz.

Bileğinizdeki Asistan

BİLEĞİNİZDEKİ ASİSTAN

Dijital asistanınızı bileğinizde taşımak ister miydiniz? Seiko Epson etiketli Chrono-Bit, bileğe takılabilen ve çok sayıda fonksiyon İle donatılmış bir dijital sekreter (Personal Digital Assistant) Örneği olarak karşımıza çıkıyor. Su geçirmez olan bu cihazın hem paslanmaz çelik hem de plastik modelleri bulunuyor. Chrono-Bit, normal bir bilek saati boyutlarındaki kasasında bir mikro bilgisayara ve bir dizi faydalı PİM uygulamasına ev sahipliği yapıyor. PİM uygulamalarında hafızaya alınan bilgiler (ajanda, kısa not, hatırlatıcı, telefon rehberi gibi) kişisel bilgisayarınız ile kolayca senkronize edilebiliyorlar. Microsoft Outlook, Lotus Notes ve Lotus Organizer, desteklenen programlardan sadece birkaçı.

Bu İlginç cihaz, harflerin kolayca görülebilmesi İçin arka fon aydınlatmalı sıvı kristal bir ekranla donatılmış. Chrono-Bit, normal saat fonksiyonlarının dışında notların hafızaya alınması, dünyanın farklı şehirlerindeki saati gösterme ve hesap İşlemlerini gerçekleştirme gibi özelliklere sahip olmasıyla ön plana çıkmayı başarıyor.

Bilgi: Küçük Farklar

BİLGİ: KÜÇÜK FARKLAR

Avuçiçi bilgisayarlarla PDA adı verilen elektronik ajandaları birbirleri ile karıştırmamalısınız. PDA'lererin görevi, genellikle elektronik bir ajanda olmaktan öteye geçmiyor. Avuçiçi bilgisayarlar İse, bir İşletim sistemi ile çalışıyorlar ve küçük bir PC'yi andırıyorlar. PDA ya da avuçiçi bilgisayarı cep telefonu İşlevleri İle akıllıca birleştiren cihazlara ise "smartphone" (akıllı telefon) adı veriliyor. Bu küçük cihazların çalışma mantıklarında ve işlevselliklerinde küçük de olsa bazı farklar bulunuyor.