Bilgisayar ve Projektör ile Toplantı

Hizmetlerin veya ürünlerin tanıtımları, finansal raporlar veya kampanya notları... Aklınıza gelebilecek her türlü sunum için bilgisayardan yardım alabilirsiniz.

Bir toplantı esnasında katılımcıların dikkatlerini çekmek ve vermekte olduğunuz mesajın akıllarda kalmasını sağlamak oldukça zordur. Bu yüzden, iletişim uzmanları da toplantılardan alınacak verimi arttıra-bilmek için yeni sistemler üzerine yoğunlaşıyorlar. Özellikle karmaşık konuların tartışıldığı toplantılar için bu konun ne kadar önemli olduğunu tahmin edebilirsiniz. Yeni bir düşünce, yeni bir ürün ya da yeni bir yaklaşım, katılımcılara her zaman karmaşık gelecektir. Araştırmalar, bu tarz sunumların resimlerle ve grafiklerle desteklenmesi sayesinde verimin de yüzde 100 arttığını ortaya koymaktadır.

İletişim Türleri

İLETİŞİM TÜRLERİ

Bir metnin ana fikrini ortaya koyabilmek için çok çeşitli yöntemler kullanılabilir. En basit yöntem, kara tahta ve tebeşirden yardım almaktır. Tepegözlerse, sunumlara farklı bir hava kalmak için son derece yararlıdır. Ve işle gelinen son nokta: Bilgisayar ve projektör kullanmak...

Günümüzde kullanılan projeksiyon cihazlarının hemen hepsi bilgisayara bağlanabildiği için, sabit diskinizdeki notların tümünü katılımcılarla paylaşma şansına sahipsiniz.

Sunum sırasında bilgisayarın sağladığı kolaylıklar saymakla bitmez. Örneğin metin ve resimler üzerinde değişiklikler yapmanız ya da bilgisayarınızdaki sunumu dünyanın diğer ucuna e-posta ile göndermeniz mümkündür. Üniversitede ders veren bir profesör, ders notlarını evinde hazırlayıp internet üzerinden öğrencilerine sunabilir. Böylece öğrenciler de katıldıkları derslerde not tutmak zorunda kalmazlar ve derse konsantre olabilirler.

Hangi Programlar

HANGİ PROGRAM?

Sunum hazırlamak için en çok kullanılan program, Microsoft Office paketinde yer alan PowerPoint'tir. Diğer Office programlarından daha farklı bir yapıya sahip olan PowerPoint ile tablolar hazırlayabilir, sayfalara resim ekleyebilir ya da çeşitli animasyonlardan yardım alabilirsiniz.

İlk bakışta, Word'ün de aynı özelliklere sahip olduğunu düşünebilirsiniz; ama arada büyük bir kullanım farkı vardır. Program, önceden hazırlanmış şablonların da yardımıyla kısa süre içinde profesyonel görünümlü sunumlar hazırlamanıza olanak tanımakladır. Microsoft Office paketi ile birlikte gelen PowerPoint, Word'de yazdığınız metinleri ya da Excel tablolarını sunuma eklemenize de izin verir. Ayrıca sunum hazırlarken karmaşık ayarlarla uğraşmanıza da hiç gerek yok. Sadece istediğiniz yerlere fotoğrafları yerleştirmeniz ve sayfalar arasındaki gerekli bağlantıları yapmanız yeterli...

Günümüzde, bilgisayar kullanıcılarının hemen hepsi, PowerPoint'i öğrenmek için sıraya girmiş durumda. Programın sunduğu özellikleri ve kullanım kolaylığını göz önünde bulundurursak, bu duruma çok da şaşırmamak lazım.

Animasyon

ANİMASYON

PowerPoint ile sunum hazırlarken, oluşturacağınız küçük animasyonlardan da yardım alabilirsiniz. Örneğin sunumunuzun içinde yer alan başlık ve metinleri hareketli hale getirmeniz mümkün.

Çok fazla sayfadan oluşan bir sunumla çalışıyorsanız, dilediğiniz sayfaya kolaylıkla geçiş yapabilirsiniz. Bunun için sayfa numarasını belirtmeniz veya bir sonraki sayfa düğmesine tıklamanız yeterli.

Sunumu hazırlarken, projeksiyon cihazı kullanıp kullanmayacağınıza önceden karar vermenizde yarar var. Eğer kağıt üzerinde çoğaltılmış kopyaları dağıtacaksanız, animasyonlara yer vermenize gerek yok. Ama eğer sunumunuzu bir perdeye yansıtarak gerçekleştirecekseniz, rengarenk ve hareketli sayfalar hazırlamanız ilgi çekici ve etkileyici olacaktır.

Şekil ve İçerik

ŞEKİL VE İÇERİK

Eskiden, bir topluluğa sunum yaparken kara tahtalara çizilen şekillerden faydalanılırdı. Ancak günümüzde, daha renkli ve keyifli sunumlar hazırlamanız mümkün. Böylece dinleyicilerin dikkatini dağıtmadan amacınıza ulaşabilirsiniz. Fakat görüntünün yanı sıra, içeriğin de son derece önemli olduğunu unutmayın. Sunumda anlattıklarınız, dinleyiciler tarafından ilgiyle dinlenecek konuları içermeli. Çünkü bilgisayar ve renkli sayfalar, sizin anlatacaklarınıza yardımcı olacak öğelerdir ve ön plana çıkmamalıdır.

PowerPoint ile Adım Adım Sunum Hazırlığı

POWERPOINT İLE ADIM ADIM SUNUM HAZIRLIĞI

1- PowerPoint'in son sürümünü (2003 sürümü) kullanıyorsanız, sağ kısımdaki "Yeni Sunu" başlığı allında göreceğiniz "Otomatik İçerik Sihirbazı'ndan" satırına tıklamalısınız. Eski bir sürüme sahipseniz, "Dosya" menüsünden "Yeni Sunu" seçeneğine tıklamalı ve karşınıza gelecek sihirbaz penceresinden "Devam" düğmesine basmalısınız.

2- Artık sunumunda kullanacağınız farklı özellikleri belirlemeye başlayabilirsiniz. Pencerenin sağ bölümünde, farklı durumlarda baş vurabileceğiniz özel sunum şablonlarının adları yer almaktadır. Şimdi "Şirket" başlığı altından "Finansal Genel Bakış" seçeneğine tıklayın ve hemen ardından "İleri" düğmesine basın.

3- Üçüncü adımda, sunumun ne şekilde yapılacağını belirlemelisiniz (Ekran, asetat, slayt gibi). İşlemi tamamladığınızda, tekrar "İleri" düğmesine tıklayın.

4- Bu bölümde, sunumunuzun başlığını girmelisiniz.

5- İşte, sizin belirlediğiniz kriterlere göre kendi şablonunuzu hazırladınız. Artık sunuma resim ekleyebilir veya metinlerinizi hazırlayabilirsiniz. Birden fazla sayfa ile çalışacaksanız, sol kısımdaki beyaz alanın boş bir noktasında sağ fare tuşuna tıklayın ve "Yeni Slayt" satırını seçin. Böylece yeni bir sayfa açmış olacaksınız.

Sunum Yapmanın Altın Kuralları

SUNUM YAPMANIN ALTIN KURALLARI

Sunum yaparken göz önünde bulundurmanız gereken belli başlı kurallar vardır. Öncelikle, hem içeriğin hem de görselliğin önemli olduğunu unutmamalısınız. Anlatılmak istenen konu açık ve net olmalıdır. Pek çok multimedya özelliğini bir arada kullanmak tehlikeli olabilir. Görüntüler konunun önüne geçerse, dinleyicilerin de kafası karışabilir ve dikkatleri dağılabilir. Böylece siz de mesajınızı iletememiş olursunuz.

İşte sunum yaparken dikkat etmeniz gereken altın kurallar:

1- Salon çok kalabalık olmamalıdır,
2- Oturma düzeni, sunumun tüm katılımcılar tarafından görülmesini sağlayacak şekilde yapılmalıdır,
3- Sunumun süresi önceden belirlenmelidir,
4- Konuşma metinleri fazla uzun tutulmamalıdır,
5- Sayfalardaki metinler büyük karakterlerle yazılmalı ve çok uzun olmamalıdır,
6- Gereğinden fazla grafik ve tablo kullanılmamalıdır,
7- Renk seçimine özen gösterilmelidir,
8- Gereksiz animasyonlar kullanılmamalıdır.

Bilgi: Not Almak

BİLGİ: NOT ALMAK

Bilgisayar yardımıyla sunum yaparken, bazı küçük notlar almak isteyebilirsiniz Tek yapmanız gereken, sunumu yaptığınız bilgisayarda yeni bir metin dosyası açmak. Böylece ulak kağıt parçalarındaki notlar arasında kaybolmak zorunda kalmazsınız ve yaptığınız ise konsantre olabilirisiniz.

Bilgi: Bilgisayarda veya Kağıt Üzerinde

BİLGİ: BİLGİSAYARDA VEYA KAĞIT ÜZERİNDE

Gelişen teknoloji, sunumların kağıt üzerinde değil, masaüstü ve dizüstü bilgisayarlarda saklanmasına olanak tanıyor. Eğer bir projeksiyon cihazına sahipseniz, sunumlarınızı diğer insanlarla da paylaşabilirsiniz. Sunumlarınızı kağıt üzerinde görmek isterseniz, PowerPoint ile baskı yapabileceğinizi de unutmayın. Tabii uygun bir yazıcıya sahip olmanız da şart.

Terimler

... TERİMLER ...

PROJEKSİYON CİHAZI: Bilgisayara bağlanarak monitörde oluşan görüntünün duvara veya perdeye yansıtılmasını sağlayan özel cihazlara verilen addır.